Иногда работодателям приходится отзывать работников из служебной командировки или, наоборот, продлевать ее срок. Как это правильно сделать, читайте в статье.
Порядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках ), а гарантии командированным сотрудникам — в главе 24 Трудового кодекса.
Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ )
Ни один из этих документов не устанавливает ни порядок отзыва работника из командировки, ни порядок продления командировки.
Вспомним, какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебную командировку.
Какими документами оформляется командировка
Принимая решение о направлении сотрудника в командировку, работодатель:
оформляет служебное задание, в котором указана цель командировки (п. 6 Положения о командировках ). Для этого он может использовать форму № Т-10а или форму, разработанную самостоятельно и утвержденную руководителем организации (информация Минфина России № ПЗ-10/2012 )
Формы первичных учетных документов организация вправе разработать самостоятельно
С 1 января 2013 года коммерческие организации могут использовать в работе формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 ).
Первичные учетные документы должны быть утверждены руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку по форме № Т-9 или самостоятельно разработанной форме командировочное удостоверение по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме, подтверждающее срок пребывания работника в командировке с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) (п. 7 Положения о командировках ) выдает работнику под отчет денежный аванс на командировочные расходы, включая суточные.
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках ).
По возвращении из служебной командировки сотрудник в течение трех рабочих дней обязан (п. 26 Положения о командировках ):
представить работодателю авансовый отчет по форме № АО-1 об израсходованных в связи с командировкой суммах или по самостоятельно разработанной форме (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П ) произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному ему перед отъездом в командировку.
К авансовому отчету работник должен приложить командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения о командировках ).
Отчет о выполненной работе оформляется по унифицированной форме № Т-10а. утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной организацией
Кроме авансового расчета, ему также нужно представить письменный отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем своего структурного подразделения (п. 26 Положения о командировках ).
Документальное оформление изменения срока командировки
Положение о командировках. Порядок отзыва из командировки или продления ее срока может быть установлен в положении о командировках, принятом в организации. В нем, в частности, может быть определено, что при необходимости решение об отзыве сотрудника из командировки (продлении первоначально установленного срока) принимает генеральный директор по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом руководителя организации.
Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.
В случае изменения срока командировки вносить изменения в служебное задание, приказ или командировочное удостоверение не нужно, но придется оформить дополнительные документы.
Приказ руководителя. Поскольку срок командировки указывается в приказе о направлении работника в командировку, логично, что и решение об отзыве из командировки или продлении ее срока будет также оформлено приказом. С этим согласны и специалисты Минфина России (письмо от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74 ).
Вместо приказа об изменении срока командировки — резолюция
На практике нередко бывает, что перерасчет командировочных расходов бухгалтерия производит на основании командировочного удостоверения с резолюцией руководителя организации, например такой:
— «Разрешаю считать срок командировки 10 дней (вместо 12). 23 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае отзыва из командировки
— «Срок командировки продлить на четыре дня. 25 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае продления командировки.
Приказ об отзыве из командировки или продлении ее срока поможет обосновать возникшие дополнительные расходы и признать их в полной сумме в налоговом учете.
Отзыв из командировки
Отозвать сотрудника из служебной поездки работодатель может в нескольких случаях, например:
в связи с досрочным выполнением работником служебного задания если во время следования работника к месту командирования в выполнении служебного задания отпала необходимость невозможно выполнить служебное задание по независящим от сотрудника причинам.
Какими документами оформляется отзыв работника из командировки, покажем на примере.
Пример 1
Сотрудник ОАО «Пастораль» ведущий юрисконсульт И.И. Пастушков направлен в служебную командировку в ООО «Астрея» в г. Владивосток для проведения подготовительной работы по заключению контракта. Согласно приказу срок командировки составит 10 рабочих дней — с 15 по 26 апреля 2013 года. 19 апреля он сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что закончит выполнение служебного задания досрочно 22 апреля.
Какие документы нужно оформить для отзыва сотрудника из командировки?
Чтобы отозвать сотрудника из командировки, нужен соответствующий приказ руководителя организации.
Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник
Получив от начальника структурного подразделения служебную записку об отзыве работника из командировки (образец приведен на с. 98), руководитель организации поставит на ней:
— свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ об отзыве И.И. Пастушкова из командировки с 23 апреля 2013 года»
— подпись.
Образец 1. Образец служебной записки
После этого отдел кадров подготовит приказ от отзыве работника из командировки.
При наличии приказа руководителя организации начальник структурного подразделения, в котором трудится командированный работник, должен сообщить работнику об отзыве из командировки.
С приказом сотрудник будет ознакомлен под роспись по возвращении из командировки.
А причины, по которым он вернулся раньше, работник изложит в отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией и утвержденной ее руководителем.
Табель. Если сотрудник вернулся из командировки досрочно, в табеле учета рабочего времени со дня его выхода на работу будет проставляться один из «рабочих» кодов в зависимости от графика его работы, например буквенный код Я или цифровой 01 (продолжительность работы в дневное время).
Перерасчет аванса. На основании приказа об отзыве из командировки бухгалтерия произведет перерасчет суммы денежного аванса на командировочные расходы, выданного работнику перед отъездом в командировку.
Образец 2. Образец приказа
Неизрасходованный остаток сотрудник может вернуть в кассу организации, или эта сумма будет удержана из его заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ ).
При выплате заработной платы можно удерживать не более 20% начисленной суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ ).
Продление срока служебной командировки
По каким причинам может понадобиться продление срока командировки? Командировка может быть продлена, например, в связи с производственной необходимостью, когда:
в этом заинтересована принимающая сторона работодатель поручает командированному сотруднику дополнительный объем работы - работник не успевает выполнить командировочное задание, в том числе по независящим от него причинам.
Продление возможно и по причине болезни сотрудника, а также в связи с транспортными проблемами (например, опозданием поезда, самолета, отсутствием билетов и т. д.).
Пример 2
Воспользуемся условием примера 1, только теперь накануне окончания командировки 25 апреля И.И. Пастушков сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что для выполнения служебного задания ему необходимо еще четыре дня.
Какие документы нужно оформить для продления командировки?
Как и в случае отзыва из командировки, для продления срока командировки нужен приказ руководителя организации. Он оформляется на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник. Образец служебной записки смотрите на с. 101.
Получив от начальника структурного подразделения служебную записку, руководитель организации принимает решение и ставит на ней:
— свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ о продлении командировки И.И. Пастушкова с 27 по 30 апреля 2013 года»
— подпись.
Далее отдел кадров подготовит приказ о продлении срока командировки. Образец приказа представлен ниже.
О продлении срока командировки работнику сообщит начальник структурного подразделения, в котором он трудится.
С приказом сотрудник сможет ознакомиться по возвращении из командировки. В отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией, он укажет причины, по которым задержался в командировке.
Образец 3. Образец служебной записки
Табель учета рабочего времени. Если сотрудник задержался в командировке, в табеле эти дни будут отмечены буквенным кодом К или цифровым 06 без указания отработанных часов.
Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия (ч. 2 ст. 113 ТК РФ )
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле нужно дополнительно отразить буквенным кодом РВ или цифровым кодом 03: К/РВ или 06/03. Указывать количество отработанных часов нужно только в случае, когда работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда России в недавно опубликованном письме от 14.02.2013 № 14-2-291.
Расчет с работником. По возвращении из командировки с сотрудником будет произведен расчет, а именно:
выплачены суточные в полном размере (п. 11. 17 и 19 Положения о командировках) возмещены документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 14 и 21 Положения о командировках) выплачен средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения о командировках ).
Образец 4. Образец приказа
Н.А. Яманова — научный редактор журнала «Зарплата »
Заполнение служебного задания для направления в командировку
Служебное задание для командировки оформляется на основании соответствующих сведений из плана командировок. При направлении работника в срочную (внеплановую) командировку задание составляется на основании решения руководителя организации (иного уполномоченного лица), выраженного, допустим, в резолюции на служебной записке (ином документе).
Как правило, для оформления служебных поручений примененяется унифицированная форма № Т-10а. Необходимо обратить внимание на то, что документ выполняет две функции.
Во-первых, конкретизирует суть задания, выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и, во-вторых, отражает основные результаты выполнения поручения в кратком письменном отчете.
Краткий отчет о выполнении служебного задания составляется работником непосредственно после прибытия и заполняется от руки в графе 12 бланка унифицированной формы № Т-10а. Также, работником (подотчетным лицом) по возвращении составляется авансовый отчет .
Кроме того, на основании служебного задания руководителем организации (иным уполномоченным лицом) издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Однако в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, до издания приказа от работника должно быть в письменной форме получено согласие с направлением в командировку .
Как заполнить служебное задание на командировку?
Направление сотрудника в командировку должно быть оформлено должным образом, для этого прежде всего нужно заполнить все необходимые документы, к которым нужно отнести приказ на командировку. авансовый отчет. командировочное удостоверение и служебное задание. В данной статье поговорим о служебном задании. Документ имеет унифицированную форму Т-10а, скачать бланк этой формы можно в конце статьи, там же вы найдете и пример заполнения служебного задания.
Служебное задание содержит основные сведения о командировке и командируемом сотруднике и, главное, в нем указывается, какие задачи поставлены сотруднику для выполнения по месту назначения. Заполняется бланк до отъезда работника, как правило, руководителем подразделения, в котором работает командируемый.
С 2015 года заполнение служебного задания не является обязательным, так же, как и заполнение командировочного удостоверения.
Образец служебного задания на командировку:
Вверху бланка пишем наименование организации, присваиваем номер и ставим дату заполнения, ниже пишем полностью ФИО командируемого и его табельный номер.
Далее идет таблица, в которой нужно заполнить последовательной все графы: структурное подразделение, в котором числится сотрудник, его должность сведения о командировке — страна и город, куда направляется сотрудник, и наименование организации, сроки командировки — дата отъезда и дата приезда, количество дней нахождения в командировке с учетом дороги и без её учета. В графе «организация-плательщик» указывается спонсор поездки, как правило, это работодатель, но может быть и принимающая сторона или вообще сторонняя организация. В графе «основание» указывается документ, который послужил причиной для поездки (служебное записка, письмо, договор).
Ниже таблицы в графе «содержание задания» кратко отражается суть поездки, то есть для чего направляем работника в командировку (проведение конференции, участие в переговорах, гарантийный ремонт оборудования, передача документов и прочее). Данное задание формируется руководителем подразделения.
Заполненная таким образом форма Т-10а подписывается руководителем подразделения и руководителем организации.
По приезду в место постоянной работы сотрудник, которому выдано служебное задание, должен отчитаться о проделанной работе, сдав соответствующие документы, в том числе и служебное задание, в котором в графе «краткий отчет о выполнении задания» он должен отчитаться о результатах командировки и ниже поставить свою подпись. Форму Т-10а работник сдает своему руководителю, который проверяет отчет работника и ставит свою подпись.
Образец заполнения служебного задания на командировку - скачать .
Скачать бланк форма Т-10а - ссылка .
6.4. План
План - заранее подготовленная программа мероприятий, которая предусматривает порядок, объем и срок их осуществления
По срокам исполнения планы разделяют на:
o перспективные (охватывают несколько лет)
o квартальные
o месячныее
o недельные
o ежедневные
Содержание плана излагается в форме текста или таблицы Каждый пункт плана состоит из трех обязательных частей:
а) содержание работы
б) срок выполнения
в) ответственные за выполнение
Планы подписываются лицами, которые отвечают за их выполнение, либо руководителем учреждения
3 Название учреждения или структурного подразделения
Положение о служебных командировках: все аспекты оформления
Политика в области служебных поездок является важным документом для компаний, работники которых часто направляются в командировки. В документе регламентируются порядок направления в командировки, сроки предоставления отчетов, размеры суточных, порядок возмещения командировочных расходов и другие важные вопросы, связанные с направлением работников в командировки.
Назначение, разработка и утверждение положения
В соответствии со ст. 166 ТК РФ командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Несмотря на то что порядок направления работников в служебные командировки достаточно детально проработан в законодательстве, нелишним будет разработать и ввести в действие локальный нормативный документ - Положение о служебных командировках работников, которое будет определять:
- порядок направления работников в командировки, принятый в конкретной организации,
- перечень документов, оформляемых при направлении работников в командировки,
- размер суточных, выплачиваемых работникам в конкретной организации,
- нормы возмещения командировочных расходов,
- другие вопросы, связанные со служебными командировками.
Цели документа заключаются в следующем:
- регламентация процедуры подготовки командировки
- определение нормы суточных
- определение нормы возмещения расходов на наем жилого помещения
- регламентация правил предоставления отчетности по окончании командировки.
Положение удобно тем, что все аспекты, связанные с направлением работников конкретной организации в командировки, освещены в одном локальном документе. Каждый работник может обратиться к этому документу в случае возникновения каких-либо вопросов.
Положение о служебных командировках готовит кадровая служба компании. Отдельные его пункты (например, связанные с денежными затратами и их документальным оформлением) согласовываются с финансовой службой и бухгалтерией.
Положение утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом по предприятию.
Структура положения о служебных командировках
1. Общие положения .
В разделе определяется назначение документа. А также дается определение понятия "служебная командировка".
Пример 1. В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
2. Порядок направления работников в служебные командировки .
Совет! При разработке этого раздела пользуйтесь положениями ст. ст. 166 - 168 ТК РФ, а также Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
В разделе указывается порядок документального оформления служебных командировок, принятый в организации:
- порядок оформления служебного задания,
- порядок издания приказа о командировании,
- порядок выдачи командировочного удостоверения,
- порядок регистрации документов, связанных с направлением работников в служебные командировки.
Пример 2 . Направление работника в командировку производится руководителем подразделения либо генеральным директором в случае, если в командировку направляется руководитель подразделения.
Для оформления и учета служебного задания для направления в служебную командировку, а также оформления отчета о его выполнении применяется унифицированная форма N Т-10а. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник, и не менее чем за 2 дня передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.
Приказ оформляется специалистом кадровой службы, визируется руководителем подразделения, направляющим работника в командировку, и подписывается генеральным директором компании.
На основании приказа о направлении в командировку специалистом кадровой службы выписывается командировочное удостоверение.
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью.
Информация о командировании работника вносится в журнал регистрации работников, выбывающих в командировку.
3. Срок командировки.
В разделе описывается методика определения фактической продолжительности командировки (день выезда, приезда).
Пример 3 . Срок командировки работников определяется руководителем подразделения с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Фактический срок пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в место командирования и дате выбытия из места командировки. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда - дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника вместо постоянной работы.
Если работник выезжает в командировку в нерабочий (выходной, праздничный) день, то день отбытия считается первым днем командировки, оплата за который предоставляется в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Аналогично решается вопрос в случае приезда работника из командировки в нерабочий (выходной, праздничный) день.
4. Режим работы командированного сотрудника.
В разделе указывается режим рабочего времени и времени отдыха командируемого работника, а также порядок явки на работу в день отъезда/приезда командируемого работника.
Пример 4. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с руководителем подразделения.
5. Командировочные расходы .
В разделе описывается порядок и размер возмещения командировочных расходов (ст. 168 ТК РФ). В разделе указываются также нормы суточных. Также можно установить и нормы возмещения расходов по найму жилого помещения и по проезду.
Совет! Оформите нормы суточных и расходов на наем жилого помещения, а также на проезд к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы как приложение к основному документу. Если сотрудники организации направляются для выполнения рабочих заданий не только по России, но и за рубеж, то можно установить нормы для загранкомандировок.
Пример 5. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.
Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере фактических затрат, а также возмещаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) в размере 1000 (одна тысяча) рублей.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями.
Для оплаты иных расходов, произведенных в командировке, работником пишется служебная записка с разъяснением целесообразности произведенных расходов.
6. Завершение командировки .
В разделе указываются порядок и сроки оформления и сдачи авансового отчета.
Пример 6. После возвращения из командировки работником в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки составляется авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением командировочного удостоверения, документов, подтверждающих произведенные расходы, и представляется в бухгалтерию. Работник обязан представить также отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем подразделения, в письменной форме.
Положение о служебных командировках может содержать в качестве приложений образцы документов (пояснительной записки о направлении в служебную поездку, служебной записки на выдачу денежных средств под отчет и т.д.).
19 августа 2010
Автор: Г.Погодина Директор по управлению персоналом компании Iveco в России
