ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖНЕНИЕ

Письмом-предложением поставщик (the Supplier) обычно отвечает на письмо-запрос. Отвечая на общий запрос, он благодарит за проявленный интерес и обычно прилагает прейскуранты (price-lists), каталоги (catalogues) или условия типового договора (Typical Contract). Ответ на специальный запрос предусматривает ответы на все вопросы потенциально клиента.

Структура письма-предложения:

1. Повод написания.

2. Ответы на вопросы потенциального заказчика.

3. Дополнительные предложения.

4. Выражение надежды на заказ.

Отвечая на вопрсы, следует дать точное описание товара, по возможности сопроводить его фотоматериалами и/или рисунками и/или образцами (samples). При определении цены (price) учитываются возможные скидки (discounts). Отдельно решаются вопросы расходов на упаковку (packing), транспортных расходов (transportation costs), условий поставки (terms of delivery) и оплаты (terms of payment).

Письма-предложения посылают также без предшествующего запроса, если поставщик желает привлечь внимание потенциальных клиентов или найти новых заказчиков на конкретные продукты (special products ) или их ассортимент (range). Твердое предложение (firm offer) предусматривает особые условия, например, конечный срок (dead line) получения заказа и систему скидок в зависимости от количества товаров и других условий.

Клише и выражения письма-предложения

К п .1:

· We were pleased to learn your interest in. - Нам было приятно узнать о Вашей заинтересованности в.

· We are most pleased that you want to buy. - Мы очень довольны, что Вы пожелали купить.

· We are glad to say that we can reserve you. - Мы рады сообщить, что можем оставить за Вами.

· It is generous of you to take so much interest in our work. - Было очень любезно с Вашей стороны проявить такой интерес к нашей работе.

К п .2:

· We enclose our catalogue with the latest price-list. - Мы прилагаем наш каталог с новейшим прейскурантом.

· Our detailed price-list will convince you in diversity of our assortment. - Наш подробный прейскурант убедит вас в разнообразии нашего ассортимента.

· Our proposal is valid till. - Наше предложение действительно до.

· We deliver our goods on CIF terms. - Мы поставляем на условиях СИФ.

К п .3:

· I call your attention expecially on item. - Я особенно обращаю ваше внимание на позицию.

· Besides above mentioned goods our company produced also. - Кроме упомянутых выше товаров наша фирма производит также.

· We would like to reccomend you expecially the following positions in the price-list. - Мы бы хотели особенно порекомендовать вам следующие позиции в прейскуранте.

· The model. will most meet your requirements. - Для ваших целей вам лучше всего подойдет модель.

К п .4:

· We ask you to discuss our proposal once more and inform us whether we could expect getting your order. - Мы просим вас еще раз обсудить наше предложение и сообщить нам, можно ли рассчитывать на получение заказа.

· I ask you to make the order faster as the quantity of this product at our warehouse is limited. - Я прошу вас быстрее оформить заказ, така как количество этого товара на складе ограничено.

· We would appreciate if we get the order from you as soon as possible. - Мы были бы очень рады получить от вас заказ как можно скорее.

· We are looking forward to hearing from you soon. - С нетерпением ждем ответа.

Образец письма-предложения

(Sample of Offer)

Mr. Fred North

Purchasing Manager

Broadway Autos

11th November, 1998

Dear Mr. North,

Thank you very much for your enquiry. We are of course very familiar with your range of vehicles and are pleased to inform you that we have a new line in batteries that fit your specifications exactly.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Письма-предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки.

Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложения такого типа аналогичны договору о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.

Предложение может быть твердым и свободным.

Если предложение на определенный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твердым . Срок действенности предложения - необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Неполучение ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения.

Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным .

Отличительная особенность оферты - исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Эта особенность и определяет саму структуру и стиль письма-оферты.

В заголовке к тексту письма употребляются стандартные выражения:

Важным является и выбор наиболее удачной формы предложения. Наименее эффективным на практике оказывается вариант письменного обращения, начинающийся со слов « Предлагаю (предлагаем ). ». Более правильным считается сделать небольшой комплимент адресату - сослаться на его безупречную репутацию, поблагодарить за проявленный интерес к вашему предложению. Поэтому начинать такое письмо следует с использованием формулировок:

В тексте письма-оферты. как правило, используют следующие формулировки:

Поскольку оферта предполагает получение ответа. то в заключительной её части часто используются следующие стандартные выражения:

(Должность, если имеется)

(Название компании)

(Почтовый адрес)

Ссылка (регистрационный номер письма, если таковой имеется)

Уважаемый (человек, к которому Вы обращаетесь)!

(Дата) я (купил, взял напрокат, отдал в ремонт и т.п.) (название продукции, серийный номер или модель, или информация об услуге) в (место совершения, дата и другие важные детали сделки).

К сожалению, продукция (или услуга) оказалась (плохо изготовленной, низкого качества и т.п.) из-за (формулировка проблемы). В частности, (объясните проблему: например, продукция не работает должным образом, услуга оказана некорректно, выставлен неверный счет и т.п.).

Чтобы решить проблему, я бы хотел (укажите конкретный результат, которого Вы добиваетесь — возврат денег, ремонт, замена и т.д.). Прилагаю копии документов (вложите квитанции, гарантийные обязательства, чеки, договоры, другие документы).

Жду ответа и решения моей проблемы до (укажите срок) прежде, чем обратиться за помощью в Ассоциацию по защите прав потребителей (или другие инстанции, например, судебные органы). Пожалуйста, свяжитесь со мной по вышеуказанному адресу или по телефону (домашний или служебный телефон).

С уважением,

(Ваша подпись)

Приложения: (перечень документов)

Копия: (перечислите, кому Вы посылаете копии письма, если таковые имеются)

9. Письма по кадровым вопросам.

В нашей стране практика подготовки писем по кадровым вопросам распространена не так широко, как на Западе. Но иногда даже руководителю небольшой компании все-таки приходится брать на себя обязанность подготовки таких писем: рекомендаций, писем о приеме на работу или об увольнении.

С другой стороны, если Вы выступаете в качестве претендента на должность в какой-либо компании, Вам нужно не только научиться грамотно писать резюме, но и составлять сопроводительные письма с просьбами о встрече или назначении собеседования с Вами.

В чем заключаются особенности составления писем по кадровым вопросам?

Готовить письма по кадровым вопросам нелегко. Вне зависимости от конкретной темы и адресата, их написание потребует от Вас такта, понимания и деликатности по отношению к респондентам. Порядок изложения информации в письмах по кадровым вопросам должен соответствовать типу новостей, содержащихся в них. В письмах с хорошими или нейтральными новостями (собеседование, прием на работу, повышение в должности, рекомендательное письмо) придерживаются прямого порядка изложения в письмах с плохими новостями (отказ в приеме на работу, увольнение) — обратного.

Сотрудник, увольняясь, попросил написать ему рекомендацию для нового работодателя. Как это сделать?

Если Вы готовы дать сотруднику рекомендацию, сделать это можно следующим образом:

лучше, если Ваша рекомендация будет ответом на письменный запрос отдела кадров компании, в которую уходит Ваш сотрудник характеристика сотрудника должна быть подробной: перечислите как его рабочие, так и личные качества в заключительной части письма должно быть четко указано, что Вы даете сотруднику положительную рекомендацию.

Пример рекомендательного письма приведен ниже:

Уважаемый г-н Рассказов!

Спасибо за Ваше письмо от 20 сентября, содержащее просьбу охарактеризовать П.И. Сидоренко.

Г-н Сидоренко работал в нашей компании торговым представителем с июня 1999 по август 2001 года. За это время Петр Иванович проявил себя как надежный, сознательный и трудолюбивый сотрудник. Он прекрасно ладил с коллегами и покупателями. Многие постоянные клиенты нашей компании сожалели об его уходе.

У меня нет ни малейшего сомнения в том, что г-н Сидоренко станет надежным и уважаемым членом Вашего коллектива, и поэтому я бы рекомендовала его на работу в Вашей компании.

С уважением,

М.Н. Перова

Исполнительный директор

Нашел в газете интересную вакансию. Хочу отправить по указанному адресу резюме с сопроводительным письмом. Как лучше подготовить такое письмо?

Если Вы нашли объявление о вакансии в газете, будьте уверены, что десятки других кандидатов отвечают на то же самое объявление. Поэтому при подготовке сопроводительного письма обратите внимание на следующие моменты:

укажите название должности, на которую собираетесь претендовать, и сообщите, откуда Вы узнали о вакансии опишите вакансию так, как Вы ее понимаете. Укажите, почему именно эта вакансия Вас заинтересовала выберите отдельные моменты Вашего опыта, чтобы показать, почему Вы соответствуете выдвинутым требованиям упомяните, что Вы прилагаете резюме попросите о встрече или назначении собеседования, указав координаты для контакта.

Пример сопроводительного письма к резюме приведен ниже.

Пожалуйста, рассмотрите мою кандидатуру в качестве консультанта-стажера в отдел маркетинга, о которой Вы дали рекламу в газете «Работа для Вас» от 11 марта.

В рекламе сказано, что Вы ищете молодых людей с высшим образованием и предпочитаете кандидатов с основной специализацией в области менеджмента или маркетинга и некоторым опытом работы.

Мой диплом магистра делового администрирования, который я получу в мае 2002 г. закончив экономический факультет МГУ, с основной специализацией в менеджменте и дополнительной в маркетинге, полностью удовлетворяет вашим требованиям. Работая каждое лето в течение последних трех лет, я приобрел некоторый опыт в своей специальности. В последние три месяца я также проходил стажировку в компании Computek, выполняя работу менеджера по продажам.

Ваша работа особенно интересна для меня, так она позволила бы мне применить мои знания менеджмента и маркетинга и заниматься тем, что интересно мне, — компьютерами. Мои навыки, интерес и стремление усердно работать помогли бы мне, если бы я стал одним из менеджеров в отделе маркетинга Вашей компании.

Г-н Иванов, начальник отдела маркетинга компании Computek, согласен дать мне рекомендацию, если это потребуется. Другие люди, которые могут дать рекомендацию, перечислены в прилагаемом резюме.

Могу ли я пройти собеседование, когда Вам это будет удобно? Вы можете связаться со мной по телефону (095)202-0000, как правило, после 18.00. Я могу приехать на собеседование практически в любое время.

Искренне Ваш,

Сергей Петров

Мне бы не хотелось лично объясняться со всеми кандидатами, которых мы не приняли на работу. Как подготовить стандартный письменный отказ?

Главная задача таких писем — объяснить причину отказа так, чтобы претендент не утратил веры в будущий успех. При составлении письменных отказов обычно придерживаются следующих правил:

письмо готовится в дружественном позитивном тоне в самом начале письма обычно указывается должность, на которую объявлялся конкурс подробно объясняется причина отказа в заключительной части письма желательно предложить претенденту участвовать в будущих конкурсах, чтобы помочь сохранить уверенность в своих силах и оставить благоприятное впечатление о компании.

Пример грамотного отказа в приеме на работу приведен ниже:

Должность — консультант отдела логистики

Уважаемая г-жа Лебедева,

Спасибо Вам за явку на собеседование на прошлой неделе.

Мы получили беспрецедентно большое количество заявок в отдел логистики, что, без сомнения, отражает общую ситуацию на рынке грузоперевозок. Нам было чрезвычайно трудно выбрать одного из множества претендентов, включая Вас, поскольку все они обладали и опытом работы, и необходимой квалификацией, и личными качествами.

Желаем Вам успеха в трудоустройстве. Если мы опубликуем объявление о вакансии, мы приглашаем Вас вновь попытать счастья в нашей компании. Мы внимательнейшим образом рассмотрим Ваше заявление.

Я собираюсь уволить сотрудника, который не справляется с работой. Достаточно ли предупредить его об этом в устной форме?

Нет, недостаточно. Если Вы не хотите разбирательств с бывшим сотрудником в судебных инстанциях, лучше поставить сотрудника в известность о ваших намерениях в письменном виде. Сделать это лучше как минимум за две недели до предполагаемого увольнения. Кроме того, внимательно изучите действующий КЗОТ, чтобы понять, имеете ли Вы все законные основания для увольнения сотрудника. В любом случае, до издания приказа об увольнении лучше подготовить и вручить сотруднику письменное предупреждение, в котором будут перечислены факты его служебного несоответствия, например, в таком виде:

Письменное предупреждение.

Напоминаю Вам о нашем разговоре 1 октября, в котором мы обсуждали факты допущенных Вами нарушений. В тот же день Вам было вынесено первое предупреждение. В нем перечислялись следующие служебные нарушения: Грубость по отношению к И.И. Круглову, вашему непосредственному начальнику. Невыполнение своих обязанностей, перечисленных в штатном расписании. Случаи несвоевременного прихода на работу.

После беседы, состоявшейся у нас сегодня, я вынужден назначить Вам двухнедельный срок для изменения своего поведения и отношения к работе. Если в течение указанного срока заметного улучшения не произойдет, мы будем вынуждены уволить Вас с работы.

Надеюсь, Вы осознаете серьезность своего положения и примете соответствующие меры.

И еще одно замечание. Храните копии подобных писем на случай попытки бывшего служащего оспорить законность его увольнения с работы.

Образцы других писем по кадровым вопросам Вы также можете найти в Практикуме к модулю.

10. Убеждающие письма (письма-предложения и рекламно-информационные письма).

Убеждающее письмо — это письмо, которое пытается изменить в определенном направлении образ мыслей и действий других людей.

В наиболее ярко выраженной форме попытка убеждения присутствует в письмах-предложениях и рекламно-информационных письмах.

Чем письма-предложения отличаются от других типов писем?

Предложение — это попытка убедить кого-либо в том, что именно Вы обладаете необходимой квалификацией для удовлетворения его потребности в обмен на вознаграждение. Предложение, как правило, делается в письменном виде, причем вид и размеры этого документа могут быть разнообразными. Подрядчик может быть приглашен для осмотра дома, нуждающегося в реконструкции. Затем он может представить смету, в которой изложит, что он предполагает сделать, стоимость работ и материалов, а также вероятную дату завершения работ. Это один пример предложения.

Предложения могут различаться по степени формализованности, так же как и по содержанию планов, включенных в них. Представьте себе, что к Вам приходит человек и спрашивает, не хотите ли Вы установить металлическую дверь на входе в Вашу квартиру или, к примеру, застеклить свой балкон. Если Вы спрашиваете его о цене, то он быстро что-то считает на обратной стороне конверта и затем отдает результат Вам.

В противоположность предложению из приведенного примера, бывают предложения, которые требуют очень тщательной подготовки.

В чем разница между письмами-предложениями и рекламно-информационными письмами?

В отличие от рекламно-информационных писем, написание которых всегда инициируется рекламодателем, письма-предложения могут быть сделаны как по собственной инициативе (инициативные предложения), так и по запросу (пишутся в ответ на какой-либо запрос).

Написание инициативных предложений инициируется предлагающим никаких предварительных действий со стороны предполагаемого получателя предложения при этом не предусматривается.

Запрос на предложение может исходить из разнообразных источников. Иногда запрос представляет собой лишь незначительный комментарий или слова поддержки. Зачастую изменения происходят как результат предложений, сделанных по запросу. Могут заключаться контракты, могут распределяться фонды, может предприниматься любое из тысяч возможных действий. Предложения играют ведущую роль в обеспечении функционирования коммерческих организаций любых размеров.

На что обратить внимание при составлении предложения, являющегося ответом на запрос?

В предложении, являющемся ответом на запрос, обычно можно выделить следующие элементы:

уведомление о прочтении первичного запроса понимание проблем клиента перечисление преимуществ предлагаемой программы дополнительные аргументы в пользу Вашего предложения простой способ обратной связи

В большинстве запросов на предложение четко оговорены требующиеся товары или услуги. Следовательно, Вам нужно как можно более внимательно прочесть запрос, перед тем, как начать писать предложение. Необходимо также отметить, нужно ли составлять предложение в какой-то особой форме или нет. Запрашивающие часто дают в запросе на предложение вспомогательную информацию по составлению предложения, чтобы было легче сравнивать предложения, которые будут получены.

Многие предложения не принимаются по причине того, что содержание предложения не точно соответствует перечню требований, указанных в запросе на предложение, или предложение составлено не так, как требовалось, или по причине ошибок. Был случай, когда компании не удалось заключить договор стоимостью $ 64000 из-за того, что была допущена ошибка в написании двух слов, содержавшихся в предложении.

Предполагается, что в предложении должен содержаться рациональный анализ того, как организация, от которой исходит предложение, может удовлетворить потребности, описанные в запросе. Даже если пишущий считает предложение преимущественно рекламным документом, для убеждения не должно использоваться самовосхваление. При составлении предложений, сделанных по запросу, нужно позволить фактам говорить самим за себя. Ниже приведен образец письма-предложения, подготовленного по запросу клиента.

Уважаемый г-н Сергеев!

Благодарю за Ваше письмо от 12 ноября. Мы рады представившейся возможности предложить Вам образцы заинтересовавших Вас тканей. Замечу, что каждый из наших рисунков уникален.

В наличии есть следующие цвета: рис. 41 выполнен в голубых и зеленых тонах рис.62 — в красном цвете, рис. 67 — в бело-голубом и черно-белом вариантах. К сожалению, ткани на рис.18 в наличии нет.

Цена на все виды тканей одинакова и составляет:

600 руб. за метр при покупке до 50 метров,

550 руб. при покупке от 50 до 100м,

500 руб. — свыше 100 м.

При покупке свыше 200 метров цена договорная. Доставка бесплатная. Оплата производится в течение 30 дней со дня доставки.

Кроме того, хотелось бы обратить Ваше внимание, что если Вы закажете товары до конца января, Вы получите дополнительную 10% скидку. Для ускорения процедуры заказа заполните бланк, прилагаемый к моему письму.

Если потребуется дополнительная информация, всегда буду рад Вам помочь.

С уважением,

Николай Петров

Менеджер по продажам

Приложение: бланк заказа на 2 стр.

В чем заключаются особенности составления инициативных писем-предложений о продаже товаров или услуг?

Делается ли предложение по запросу или по собственной инициативе, предоставляемая информация будет очень похожей. Различие будет состоять в том, что акцент делается на различные факторы. Проанализировав потребности делающего запрос или потенциального получателя предложения, пишущий должен сосредоточиться исключительно на тех потребностях, которые кажутся наиболее значительными.

Цель писем-предложений, также как и других сообщений подобного типа, состоит в том, чтобы убедить читателя приобрести предлагаемый товар или услугу. Иными словами, в письме-предложении Вы пытаетесь убедить читателей сделать то, чего они не стали бы делать, если бы Вы их об этом не попросили.

Пишете ли Вы предложение индивидуального характера Вашему клиенту или письмо, которое будет распространено среди большого количества людей, Вы можете пользоваться одними и теми же базовыми принципами. Когда Вам нужно убедить читателя сообщения, Вы должны следовать четырем основным правилам:

Привлечь внимание получателя сообщения Пробудить интерес в получателе сообщения Стимулировать желание в получателе сообщения Побудить получателя сообщения предпринять определенное действие.

Соблюдать эти правила непросто. Каждый год потребители получают миллионы рекламных писем-предложений. Большая часть этих писем обычно выбрасывается, поэтому их пренебрежительно называют «макулатурой». Поскольку подобные письма обычно рассылаются в больших количествах, то получение отклика хотя бы на 1-2% предложений считается хорошим результатом.

Как привлечь внимание получателя инициативного рекламного предложения?

Написать хорошее рекламное письмо — это искусство. Рецепты создания рекламных предложений существенно отличаются от рецептов, используемых при разработке писем других типов. Главная трудность состоит в том, что Вашего рекламного предложения никто не ждет. В первый момент получатель может не проявить никакого интереса к Вашему посланию. Поэтому, в первую очередь, Вам нужно привлечь внимание получателя сообщения. Как это сделать? Однозначного рецепта здесь не существует, поскольку Вы предлагаете разные товары различным категориям покупателей. Только после того, как Вы познакомитесь с особенностями товара и предполагаемой целевой группой покупателей, можете выбрать один из следующих приемов:

Сделайте заявление, которое заставит получателя сообщения задуматься. Например: «Лучшим в нашей новой коллекции женских сумочек являются их скрытые достоинства». Сообщите привлекательный факт: «Для того чтобы получить хорошую работу, Вам не обязательно заканчивать институт!» Предложите сделку: «Представьте: две пары туфель по цене одной!» Опишите что-либо, имеющее место в настоящий момент: «Сегодня более 5000 семей наслаждаются журналом «Смак» за завтраком». Бросьте вызов: «Попробуйте разорвать прилагаемый образец новой обивочной ткани, и Вы поймете, почему наши чехлы для стульев служат так долго». Расскажите историю из жизни: «Раньше я думал, что для того, чтобы позволить себе купить машину, нужно быть богатым человеком. В тот день, когда я посетил автомобильный рынок «Мотор», я убедился в обратном. В тот же день я впервые приобрел автомобиль».

Ваше вступление скорее привлечет внимание, если оно написано коротко и в оригинальном стиле. Если же Вы используете клише и устаревшие фразы, получатель, скорее всего, выбросит его.

Как стимулировать интерес у получателя рекламного сообщения?

Когда внимание читающего привлечено, Вы должны постараться обеспечить его положительную реакцию. В этом разделе письма Вы обычно представляете читающему товар и веские причины, по которым он должен хотеть его приобрести. Многие специалисты рекламного бизнеса советуют делать больший акцент на выгоды, которые можно извлечь из приобретения товара, а не на самом товаре. Например, вместо того, чтобы уговаривать получателя купить газонокосилку, сделайте акцент на том, как он будет гордиться ухоженной лужайкой перед домом.

Обратите внимание читателя на то, по какой причине он должен захотеть купить ваш товар. В рекламном бизнесе это называется основным аргументом продажи товара. У любого товара или услуги может быть несколько аргументов продажи. Чтобы выбрать один из них, Вам нужно в максимальной степени учесть интересы и потребности вашего потенциального покупателя. Например, в нашем Практикуме приведено несколько вариантов одного коммерческого письма-предложения, адресованного разным целевым группам клиентов.

Как пробудить желание приобрести предлагаемый товар?

В следующем разделе Вашего рекламного письма, целью Ваших действий является перемещение желаний получателя из разряда «хотелось бы иметь» в разряд «мне это необходимо».

Используя уместные эмоциональные и логические призывы, Вы должны пробудить в читающем желание принять Ваше предложение. Например, если Вы подчеркиваете, что предлагаемый пылесос новой модели имеет трехлетнюю гарантию — это призыв к логике. А если Вы подчеркиваете, что получатель сообщения будет одним из покупателей новой модели престижного автомобиля — это эмоциональный призыв.

Если Вы еще не указали цену предлагаемого товара, это наиболее уместно сделать в данном разделе. Но при этом Вы не должны делать акцент на цене, если она не является одним из аргументов продажи товара.

Как побудить получателя рекламного предложения перейти к конкретным действиям?

Итак, Вы уже указали наиболее важные характеристики предлагаемого товара или услуги, а также какую можно извлечь выгоду из его использования. Все, что осталось сделать получателю сообщения — предпринять определенные действия. Теперь Вы должны рассказать получателю, какие действия предпринять.

Если Вы хотите, чтобы получатель сообщения заполнил и отослал Вам прилагающийся бланк, разъясните ему это как можно более доходчиво. Некоторые рекламные письма оказываются неэффективными из-за недостатка ясности в указании действий в заключительной части.

В примере ниже приведено рекламное письмо-предложение, в котором приняты во внимание все вышеперечисленные моменты:

Еще не поздно продлить себе спокойную жизнь дополнительной гарантией!

У вас еще есть время подписаться на дополнительную гарантию для Вашей стиральной машины, если Вы не сделали этого при покупке. Даже если Ваша годовая гарантия истекла, в течение 30 дней с момента получения данного письма Вы можете воспользоваться многочисленными преимуществами дополнительной гарантии.

Дополнительная гарантия предохранит Вас от неожиданных расходов на ремонт и обеспечит приоритет на прием заказа в течение всего нового гарантийного срока. В соответствии с Вашими потребностями Вы можете выбрать одну из трех схем дополнительной гарантии, и мы с удовольствием поможем Вам определиться в этом вопросе.

Подробное описание дополнительной гарантии содержится в прилагаемой брошюре. Позвоните прямо сейчас по телефону 333-3333, и Вы надолго избавите себя от проблем со своей стиральной машиной!

Где используются рекламно-информационные письма?

Помимо писем-предложений о продаже товаров и услуг в практике коммерческой деятельности компании используются другие виды рекламно-информационных писем. Все они призваны помочь компании повысить эффективность каждой составляющей успешного сбыта. Перечислим эти составляющие:

Развитие политики сбыта Поддержание контактов с клиентами Информационная работа с потребителями Политика информирования о товарах Послепродажное обслуживание клиентов Меры по сохранению клиентов Расширение сети сбыта

Как побудить получателя рекламного предложения перейти к конкретным действиям?

Клиенты должны быть уверены в том, что Вы о них помните. Поэтому имеет смысл периодически информировать их о том, как развивается Ваша компания. Сообщайте клиентам о Ваших перспективных планах, организации новых служб, открытии новых точек сбыта, поступлении в продажу новых товаров и обо всем, что может иметь к ним отношение. Чем больше возможностей для информационного обращения к клиентам будет Вами использовано, тем лучше будут Ваши взаимоотношения.

Примеры рекламно-информационных писем приведены в нашем Практикуме.

Полезные советы

Памятка по написанию рекламного письма:

начинайте с короткого заявления или вопроса, который бы мог привлечь внимание. удостоверьтесь в том, что вступительная фраза четко соответствует предлагаемому товару. удерживайте внимание получателя сообщения, делая акцент на основном аргументе продажи, который будет ему интересен. в разделе письма, посвященном побуждению желания, постарайтесь убедить получателя, что ему действительно необходим этот товар, путем приведения дополнительных доказательств ценности товара. напомните получателю об основном аргументе продажи. снимите возможное неприятие цены товара, не заостряя на ней внимание получателя. при упоминании цены, подчеркните основные достоинства товара. четко укажите, какие действия следует предпринять получателю сообщения. еще раз упомяните причины, по которым получателю следует придерживаться предложенной вами последовательности действий.

11. Письма, содержащие анкеты и опросные листы для клиентов.

Прямая почтовая рассылка широко используется в качестве доступного канала сбора информации о потребителях при помощи заранее подготовленных форм и анкет.

Основное достоинство данного метода состоит в том, что с его помощью даже небольшое предприятие может провести опрос своих реальных или потенциальных клиентов. Вам не надо нанимать интервьюеров, Вы сами формируете целевую группу респондентов, а почтовая рассылка стоит недорого.

К недостаткам метода относится низкий процент возврата ответов. Также возможна однобокость ответов, обусловленная малым числом ответивших.

В чем заключаются особенности подготовки писем, содержащих анкеты и опросные листы для клиентов?

Независимо от того, над каким типом письма, содержащего опросный лист или анкету, Вы будете работать, с самого начала необходимо обратить внимание на следующие моменты:

Что Вы в действительности хотите узнать? Всегда существует тонкое равновесие между «спросить слишком мало» и «спросить слишком много». Вы не хотите заниматься сбором информации, в которой нет надобности, а слишком объемная анкета наверняка вызовет отчуждение у клиента. С другой стороны, пропуск ключевого вопроса может сильно повлиять на результаты, поскольку у вас уже не будет возможности добавить или уточнить что-либо. Ясен, понятен и приемлем ли вопрос? При подготовке писем-анкет вопросы должны быть сформулированы просто и недвусмысленно. Иначе те, кто будет заполнять прилагаемую форму, Вас просто не поймут. Важно также избегать вопросов, которые могут вывести опрашиваемого из равновесия, что приведет к нежеланию отвечать. Логична ли структура анкеты? При ответе на этот вопрос следует опять-таки концентрировать внимание на личности того, кому предстоит заполнить Вашу форму анкеты. Если отвечающему придется перескакивать в своих ответах от одного к другому, совершенно не связанному с предыдущим, это будет смущать респондента. Маловероятно, что такие ответы Вас устроят. Как будет организован процесс возврата анкет? При подготовке письма-анкеты убедитесь, что Вы хорошо продумали процедуру возврата. Как правило, заполненная анкета отсылается по почте в конверте с оплаченным ответом. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы конверт с Вашим обратным адресом был вложен в письмо. Побуждаете ли Вы респондента к отклику? Поскольку заранее известно, что процент возврата Ваших писем-анкет будет невелик, необходимо предусмотреть различные поощрения или стимулы, которые повысят процент возврата писем. Это могут быть бесплатные образцы продукции, участие в лотерее или призы для каждого, кто заполнит анкету. В сопроводительном письме можно также прибегнуть к «неосязаемым» поощрениям типа личного удовлетворения опрашиваемого «возможностью высказаться по актуальному вопросу» или «помощи в благом деле».

Ваша анкета (вопросник) должна быть тщательно подготовлена. Обычно этот процесс занимает достаточно много времени, поскольку от того, как Вы составите вопросник, будет во многом зависеть итоговый результат Вашей рассылки. Процесс подготовки анкеты, как правило, осуществляется в следующей последовательности:

Определяются цели анкетирования Определяется целевая группа респондентов Формируется общая структура анкеты Разрабатываются вопросы по каждому разделу Выбирается формат ответов на поставленные вопросы Составляется черновой вариант анкеты Производится тестирование анкеты на небольшой группе клиентов Анкета уточняется и дорабатывается с учетом замечаний клиентов Уточняются адреса для рассылки и каналы обратной связи с респондентами Производится копирование анкет и подготовка к рассылке Осуществляется сбор данных Результаты рассылки обрабатываются, составляется итоговый отчет

Коммерческие предложения: составление на заказ, нюансы рассылки, бесплатное обучение

Бюро Баканева специализируется на создании коммерческих предложений (КП) для российских компаний. На этой странице мы собрали всю полезную информацию по компредам.

Почему 98% самодельных КП не работают?

Как обычно составляется КП для рассылки? Скорее всего, этим нагружают секретаря или кого-нибудь из отдела продаж. В итоге получается что-то вроде: « Уважаемые господа, наша фирма была основана в …» или «…мы - динамично развивающаяся компания… ».

Впечатляющее начало, верно? Результат вполне предсказуем, такое КП с первого абзаца наводит зевоту и воспринимается как банальный спам. Неудивительно, что отклик на вашу рассылку практически нулевой.

Хотите получить отдачу от вложений в маркетинг?

Заказывайте КП в бюро Баканева. Вот несколько аргументов, почему это стоит сделать:

Структура. Ваше новое КП – это: броский и цепкий заголовок, внятная и емкая подача сути предложения и выгод для клиентов, обязательный вывод на обратную связь. Такое КП будет трудно проигнорировать его получателям.

Стиль. Специалисты бюро «заточат» содержание и стиль КП под конкретную категорию получателей: менеджеров отделов закупок, руководителей компаний, предпринимателей-частников и т.д. С таким КП вам будет проще «проникнуть» в мозги клиентов.

Оформление. Ваше КП будет выделяться среди самодельного рекламного спама и впечатываться в «подкорку» даже при беглом прочтении (важный момент) с учетом способа рассылки: факс, е-мэйл, директ-мэйл. Такой документ не затеряется среди бумаг на столе или другой рекламы в голове у клиента.

Рекомендации. В дополнение к КП вы получите крайне актуальные рекомендации по проведению рассылки. Их применение сократит процент «недошедших» или непрочитанных КП, увеличивая отклик – то, ради чего все и затевается.

12 примеров КП, написанных в Бюро

Живые тексты для Вашего сайта

Опубликованный три дня назад пост о коммерческом предложении, присланном мне по email от одной группы копирайтеров, получил такой отклик гостей блога, что действительно, эти дни праздником можно считать. Комментарии размером с пост - разве часто такое бывает? Целый мастер-класс получился. Обязательно почитайте .

Именно поэтому, прежде чем приступить к сканированию того письма и попытке сформировать свое видение письма с КП (коммерческим предложением), я хочу поблагодарить всех, кто оставил комментарий к тому посту. Спасибо Вам всем большое !

Отдельно хочу поблагодарить Дмитрия Болховитина и Александра Стадника за их развернутые комментарии (хотя их комментариями сложно назвать, уж такие они большие), а также Николая Clewesi (фамилию не знаю :), а здесь известен, как Depporter) за его идеи.

Наверное будет справедливо, если я скажу спасибо самому автору письма. Вопреки всем законам писательского мастерства (или может просто моей утренней, спросонья, тормознутости) это письмо было дочитано мной до конца, а затем опубликовано в блоге и, в конце концов, принесло столько пользы.

Ну все, все, хватит с благодарностями, давайте уже перейдем к письму.

И еще разок:

Тема . Коммерческое предложение

Я вас нашел в каталоге сайтов. Хочу завербоваться к вам копирайтером.

Предлагаю более альтернативный вариант – себя, и хочу доказать, что будете только в плюсе.

Пожалуйста, просто обратите внимание на мои цены, портфолио и мою команду вот здесь: **********

Работаем дешевле многих копирайтеров, так же стараемся отличаться высокого качества работ, простым и точным профессионализмом.

Если вы уже имеете сотрудников, не проигнорируйте мое письмо, любой ценой, мы постараемся быть лучше!

Извините за навящивание, но у меня три маленькие дочки растут, денег тут никогда не хватает, я ради них на любые жертвы готов пойти. Будем честны друг перед другом? Вам нужны отличные и выгодные копирайтеры-профессионалы? – Тогда мы сделаем все возможное, чтобы доказать, что лучше нас найти действительно очень сложно, а по цене/качеству, наверное, даже не реально.

1. Тема: Коммерческое предложение . Не самый лучший вариант для темы письма. Уж слишком много различного спама приходит на email с подобными темами, что несомненно влияет на человеческое восприятие к письму, которое возможно из-за такой темы и прочитано то не будет.

Тема письма, это первое звено цепи, тот самый крючок, на который должен попасться владелец email ящика и с учетом того, что письма мы шлем ЦА (целевой аудитории), то темы придуманные героями прошлого поста выглядят более эффективно. В разы, я бы сказал.

Дмитрий предложил тему 30% Экономии на текстах , Александр - Контент – выгодно и качественно! , Николай - Создаем контент - быстро, качественно и бюджетно . Перефразировав лозунг одного моего хорошего знакомого, грамотный копирайтер, я получил свой вариант темы: Живые тексты для Вашего сайта .

2. Заголовок: Я вас нашел в каталоге сайтов . Хочу завербоваться к вам копирайтером.  Сразу к делу. Это конечно хорошо, но совершенно не интересно, да к тому же еще и немного обидно :). Кого вас ? В каком каталоге?

И это не заголовок даже. Это я так условно письмо разделил. А заголовок попросту отсутствует.

Отсутствие заголовка в теле письма - большая ошибка. С первого же предложения понятно, что письмо было разослано большому количеству пользователей, т.е. спам.

О том, как он получил мой email, можно вообще сообщить в конце письма. Это не самая важная часть.

Куда важнее убедить меня в том, что это письмо адресовано конкретно мне. Это можно сделать тремя способами:

- обратиться ко мне по имени

- указать в обращении адрес моего блога

- или, обращаясь ко мне, заведомо решить задачи, которые стоят передо мной.

В силу каких-то обстоятельств, рассылающий это письмо не мог указать моего имени и адреса сайта. Значит ему необходим заголовок, который так или иначе укажет на решение моих проблем в какой-то области.

Они - команда копирайтеров, я - вебмастер, у которого несколько сайтов. Я нуждаюсь в текстах для этих сайтов? Да! Значит надо решить эту, ежедневно стоящую передо мной, задачу.

[ads1]

После некоторых раздумий, исходя из темы и всего вышеописанного, я пришел к такому заголовку: Живой контент, достойный Вашего сайта, по доступным ценам!

3. Все остальное . Мне уже в принципе и разбирать нечего. Все уже сделали за меня Вы, друзья, в комментариях. Но я таки пробегусь по тексту.

Предлагаю более альтернативный вариант – себя, и хочу доказать, что будете только в плюсе. . Альтернативный вариант? Альтернатива должна быть предложена чему-то. К тому же, более альтернативных вариантов в принципе не бывает. Возможно более выгодный вариант ? Предложение не согласовано.

Предлагать себя не очень мудро. Предлагать необходимо то, в чем потенциальный клиент нуждается. В данном случае тексты.

После слов хочу доказать я ожидал каких-то предложений. Ведь как-то он доказывать собирается. Но на протяжении всего письма никаких предложений в этом плане не поступило.

Пожалуйста, просто обратите внимание на мои цены, портфолио и мою команду вот здесь: ********** . О, черт! Я думал он предлагает себя, а там их целая команда. Портфолио, кстати сказать, на сайте обнаружено не было :(. А смотреть на команду мне просто не захотелось, таких фото в сети валом.

Я так думаю из всего этого предложения можно выделить фразу, которая будет более эффективна - Просто обратите внимание на цены . Остальное лишнее.

Работаем дешевле многих копирайтеров, так же стараемся отличаться высокого качества работ, простым и точным профессионализмом. . Мне качество нужно. Дешевле - не значит лучше.

Стараемся - какое-то сомнительное слово, явно лишнее. Оно говорит лишь о том, что они стараются, но всегда ли получается? Предложение также не согласовано.

Если вы уже имеете сотрудников, не проигнорируйте мое письмо, любой ценой, мы постараемся быть лучше! . И снова, они постараются быть лучше.

Я понимаю, что возможно у автора тяжелое положение, явным это становится в последнем абзаце, но любой ценой Мастера текста никогда не продадут свои работы за копейки. Их работы стоят не дешево и не любую цену.

Извините за навящивание, но у меня три маленькие дочки растут, денег тут никогда не хватает, я ради них на любые жертвы готов пойти. Будем честны друг перед другом? Вам нужны отличные и выгодные копирайтеры-профессионалы? – Тогда мы сделаем все возможное, чтобы доказать, что лучше нас найти действительно очень сложно, а по цене/качеству, наверное, даже не реально. . Да, будем честны. Это последний абзац письма. Душещипательный. Но конец письма, должен быть совсем другой. Яркий финал - вот что нужно, а не, простите, сопли.

Последние пару дней текстовый редактор в моем ноутбуке не закрывался совсем. В эти дни я пытался набросать свой вариант письма, учитывая условия, под которые это письмо писалось. Было достаточно тяжело, да и в правильности, в работоспособности этого письма я совсем не уверен. Ну не копирайтер я ). В общей сложности, на набор этого письма я потратил около 7 часов.

[ads2]

Образец коммерческого предложения на услуги копирайтера

Тема:  Живые тексты для Вашего сайта

Живой контент, достойный Вашего сайта, по доступным ценам!

Уважаемый, вебмастер!

Вы, как владелец успешного проекта, ежедневно сталкиваетесь с необходимостью публикации свежего, интересного и полезного контента. Мы изучали статьи Вашего сайта и можем констатировать, что с этой задачей Вы успешно справляетесь. Но!

Мы в свою очередь можем предложить Вам абсолютно новый подход к написанию текстов для вашего сайта. Публикуемые статьи будут такими же свежими, такими же интересными и, конечно, полезными + ко всему прочему - они будут живыми !

Почему наши статьи живые?

Это не красивый лозунг. Это констатация фактов. С нашими статьями сайты клиентов оживают . Каждая опубликованная статья на средне посещаемом сайте получает от 20 комментариев пользователей. Взгляните на статистику и отзывы вебмастеров (ссылка на сайт). Вы хотите получать такой отклик посетителей?

Кто мы такие?

Мы - команда молодых, но опытных специалистов в области оптимизированного контента. За нашими плечами сотни тысяч успешно набранных символов, которые приводят на сайты вебмастеров тысячи посетителей .

Почему я должен доверять Вам?

На рынке уникального контента мы работаем более 2-х лет. Понимаю, что одних слов недостаточно, чтобы заработать Ваше доверие. Потому предлагаю ознакомиться со списком постоянных клиентов, размещенном на нашем сайте (сайт). Вы наверняка узнаете большую их часть, ведь это достаточно известные люди рунета!

Вы будете доверять нам!

Чтобы окончательно развеять все сомнения относительно наших текстов, я предлагаю Вам воспользоваться уникальным предложением . В течение этой недели, с 14 по 21 марта наши специалисты напишут для Вас статью на 5000 символов БЕСПЛАТНО !

Вас это ни к чему не обязывает. Просто попробуйте на вкус наши статьи и Вы вернетесь к нам. Вы будете доверять нам!

С Уважением, Хххххх Хххххх.

www.xxxxxxxx.com

E-mail: xxxxx@xxxxx.com

p.s. Ваш электронный адрес был получен из открытого источника. Второго такого письма Вы не получите.

Вот такое коммерческое предложение получилось у меня. Что скажете?  Очень интересно Ваше мнение.

Кстати, как мой вариант, так и варианты Дмитрия Болховитина и Александра Стадника  можно использовать в качестве образцов для Ваших будущих коммерческих предложений. Жалко нет

Удачи Вам, друзья, грамотно составленных писем!

Источники: www.delovodstvo.ru, www.doc-style.ru, www.textfighter.org, blog.copy-write.ru, pervushin.com