Оформление писем в англоязычных странах существенно отличается от их написания в России. В современном международном документообороте принято писать письма на английском языке независимо от языка, употребляемого в отдельной стране. В этой связи наблюдается тенденция унификации правил написания деловых писем по американскому образцу. Несмотря на то, что в настоящий момент электронная почта постепенно вытесняет традиционный эпистолярный жанр, «бумажные письма» все еще широко применяются, и знать правила их написания должен каждый переводчик.
Бумага и цвет шрифта
Наиболее подходящие цвета для бумаги – белый, серы, кремовый и бледно-голубой. Цвет шрифта рекомендуется делать синим, черным или черно-синим. Даже если письмо набрано на компьютере и распечатано, его необходимо подписывать от руки. Письма друзьям и хорошим знакомым рекомендуется писать от руки, что является знаком доверительного общения.
Конверт
Конверт должен быть того же цвета, что и бумага для письма. Для личной переписки, как правило, используются обычные прямоугольные конверты, однако для делового письма лучше выбрать продолговатый конверт.
Адрес получателя пишется в центре лицевой стороны конверта в таком порядке:
- титул, звание и имя адресата
- полное или сокращенное наименование фирмы или учреждения
- номер дома и название улицы
- название города
- названия графства (Англия) или штата (США)
- почтовый код и название страны.
В Великобритании принято писать адрес «лесенкой», отделяя каждую строку запятой. В США адрес пишется столбиком без запятых. Название страны адресата необходимо подчеркнуть. Обратный адрес пишется на обратной стороне конверта, либо в верхнем углу на лицевой стороне. Адрес отправителя пишется в левом верхнем углу, а адрес получателя внизу и справа под ним. Почтовая марка наклеивается в правом верхнем углу конверта. При деловой переписке с зарубежными партнерами имеет смысл вложить в письмо пустой конверт с обратным адресом, написанным в последовательности, принятой в России, но английскими буквами. Опыт показывает, что в таком случае ответ поступит значительно быстрее.
Дополнительная информация на конверте
1. ВНИМАНИЕ (Attention Line): строка, отражающая основное содержание письма, может быть также написана на лицевой стороне конверта двумя строками ниже адреса и должна быть подчеркнута.
2. Перед адресом отправителя или с правой стороны от него при необходимости пишется следующая надпись: If not delivered, please return to …
3. Надпись «с/о» (care of – для передачи) используется, если вы посылаете письмо корреспонденту, работающему в крупной организации и его точный адрес неизвестен.
4. Пометки для почты: Registered (заказное), Air Mall (авиа), Express Delivery (Со срочной доставкой), Poste Restante (до востребования) печатаются на две-три строки выше адреса получателя и немного влево от него.
Структура письма
Структура деловых и личных писем может быть условно разделена на семь составных частей, включающих заголовок, дату, имя и адрес получателя, приветствие, основную часть письма, заключительную строку, подпись и имя отправителя. Ссылка (Our reference, Your ref.) обычно печатается после даты и может быть переведена следующим образом: Наша ссылка, Ваша ссылка. Расположение указанных частей на листе должно иметь следующий вид:
имя и адрес отправителя
имя и адрес получателя
приветствие
заключительная строка
Бланки
Фирменные бланки организации, отпечатанные типографским способом и используемые для составления корреспонденции должны содержать адрес учреждения, номера телефонов, электронный адрес и другую информацию, характеризующую отправителя.
Дата
Дата пишется в правом верхнем углу двумя строками ниже адреса с той же позиции, что и адрес. Перед годом ставится запятая. Название месяца может быть сокращено: January – Jan. February – F. (Feb.), March – M. (Mar.), April – Apr. August – Ag (Aug.), September – Sept. October – Oct. November – Nov. December – D. (Dec.). Допускаются следующие варианты написания даты: 22nd February, 2005 22 February 2005 February 22nd, 2005 February 22, 2005 (USA) 2/22/2005 (USA) 1.3.05 1-III-05.
Адрес
Адрес должен включать имя и полный адрес получателя. Адрес печатается на полях с левой стороны листа двумя строками ниже даты. Адрес получателя всегда оформляется в том же виде, что и адрес отправителя. В неофициальном письме адрес может быть расположен в конце письма под подписью с левой стороны листа. Имя получателя обычно пишется в следующем порядке: имя, отчество, фамилия, титул, звание. Если название организации включает имена собственные, то перед ним нужно поставить Messrs (например, Messrs. A. Robinson & Sons). Наиболее типичные английские обращения: Mr. – перед обращением к мужчине Mrs. – перед обращением к замужней женщине Miss – перед именем незамужней женщины Ms. (или Madam) – перед именем женщины семейное положение которой неизвестно. Название должности всегда следует после имени (например, Mr. Henry Norton, President), а звание может ему предшествовать (например, Ph. D. Henry Norton). При обращении к замужней женщине используются инициалы ее мужа, а не ее собственные. Если инициалы мужа неизвестны, то просто указывается фамилия без инициалов (например, Mrs. Smith, Mrs. J. Smith при обращении к жене Mr. John Smith). При обращении к вдове указывается ее собственное имя или инициалы (например, Mrs. M. Smith).
Приветствие
Приветствие располагается на две строки ниже адреса и начинается от кромки левого поля. В Великобритании после слов приветствия ставится запятая, а в США – двоеточие. Наиболее распространенные образцы приветствий: Dear Sirs Gentlemen Dear Sir Dear Madam Dear Mr. Smith Dear John. Слово “my” перед обращением придает ему неформальный характер и подходит для личной переписки. Подпись в конце письма обязательно должна совпадать по степени официальности с приветствием.
Если письмо адресовано организации и вы не знаете имени человека, то можно указать его должность в строке Attention Line (например, Attention: Export Manager).
Двумя строками ниже приветствия слева или посередине листа указывается тема, перед которой ставятся слова “Subject:”, “Re:” или “Fw:”.
Основная часть
Основная часть письма располагается двумя строками ниже приветствия или Subject Line (если таковая имеется). Каждый абзац рекомендуется писать с отступом в 3-6 символов. Как правило, используется 1,5 интервал. В основной части можно выделить три подгруппы: вводную, целевую и заключительную.
В начале письма принято ссылаться на недавно полученное письмо или иную причину, которая побудила к написанию этого письма. Далее приводятся примеры некоторых наиболее распространенных в этом случае фраз:
- We are writing to enquire about …
- Thank you for your letter of …
- I’m sorry it has taken me so long to reply to your last letter but …
- Many thanks to your letter …
- Just a few lines to let you know…
В завершение основной части письма принято выражать надежду на продолжение переписки и сотрудничества. Вот примеры некоторых фраз, которые могут использоваться для этой цели:
- I look forward to hearing from you soon.
- Give my best wishes to…
- I look forward to receiving your reply/order/products/etc.
- I hope that this information will help you.
- Please do not hesitate to contact me if you have any further questions.
- I will look forward to meeting you myself when I come in March.
- We look forward to your response.
В деловой переписке, если письмо состоит из нескольких страниц, используется только одна сторона листа. В правом верхнем углу листа ставятся слова Continuation sheet No. … В конце электронного письма можно поставить фразу Please consider the environment before printing this e-mail.
Заключительная строка
Заключительная строка помещается посередине листа двумя строками ниже основной части. Первое слово этой строки пишется с заглавной буквы, в конце ставится запятая и ваше имя и подпись. Вот наиболее распространенные примеры заключительной строки в деловых письмах:
Как правильно писать/оформлять/отправлять письма за границу?
Ольга Еськова Мастер (1082), закрыт 4 года назад
Меня интересует все на самом деле.
Особенно важно узнать, как сделать так чтобы отправка ответа из-за границы была за мой счет?Надо ли вкладывать какие-то деньги/документы. что-либо в письмр получателя?
Какие конверты используются для таких писем?Наши обыкновенные или специальные?
Как сделать так. чтобы письмо дошло до получателя со 100% гарантией?Может куда-то заплатить дополнительно?
Ну и правила оформления письма и конверта, как правильно и на каком языке писать адрес (свой) и что еще вообще нужно.
Как правильно подписать конверт, отправляя письмо за границу?
Даже в век Интернета и новейших коммуникационных технологий письма на бумаге остаются в почете. Сотни тысяч писем ежедневно путешествуют между регионами нашей страны и отправляются в зарубежные страны. Как правильно подписать конверт за границу, чтобы письмо наверняка дошло до адресата, поинтересовался один из читателей портала. Ответ корреспондент interfax.by узнавал у работников РУП «Белпочта».
Если вы решили отправить письмо, первым делом заполните данные отправителя, которые указываются в верхнем левом углу конверта, и адрес получателя в его правой нижней части. На почтовых отправлениях внутри страны адрес должен быть написан на белорусском или русском языках, быть точным, полным и содержать следующие данные: фамилия, имя, отчество или наименование юридического лица, название улицы, номер дома, корпуса, квартиры, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название отделения почтовой связи, района, области.
Почтовый индекс является неотъемлемой частью адресных данных. Если не знаете или не уверены в точности индекса, уточните его в отделении почтовой связи или на сайте РУП «Белпочта». Обратите внимание, что на письмах и почтовых карточках с кодовым штампом индекс заполняется стилизованными цифрами чернилами черного или синего цвета . Ни в коем случае не сокращайте названий в адресе. То, что может быть понятно вам, необязательно будет понято другими.
На международных почтовых отправлениях адрес получателя должен быть написан на языке страны назначения либо на одном из международных языков. Название населенного пункта и страны назначения пишется заглавными буквами. Название страны назначения необходимо обязательно дублировать на белорусском или русском языках, например FRANCE (ФРАНЦИЯ). Адрес отправителя может быть написан на белорусском или русском языках. В этом случае необходимо дублировать название страны отправителя латинскими буквами, например, БЕЛАРУСЬ (BELARUS).
На скорость доставки корреспонденции может повлиять любая небрежно написанная цифра или буква. При выявлении несоответствий в адресе письма автоматическая сортировочная машина направляет его на ручную сортировку. Соответственно, время обработки такого письма заметно увеличивается.
Оставить комментарий к документу
Здесь вы можете оставить комментарий к документу Образец. Сопроводительное письмо к документам по экспортному аккредитиву (используется при отправке документов за границу), а также задать вопросы . связанные с ним.
Если вы хотите оставить комментарий с оценкой . то вам необходимо оценить документ вверху страницы
Комментарии к документу Образец. Сопроводительное письмо к документам по экспортному аккредитиву (используется при отправке документов за границу)
Не смогли найти документ?
После добавления заявки наш юрист-менеджер проверит наличие этого образца договора в нашей базе. И в случае его отсутствия обязательно добавит его и известит вас об этом по электронной почте.
Як заповнити конверт? Правила заповнення конвертів
Як заповнювати конверт? Як заповнити конверт по Україні? Як заповнити конверт за кордон?
Все залежить від того, по якій країні ви відправляєте конверт. Не можна сказати, що форма заповнення сильно відрізняється, але все ж правила знати не завадить. Отже, почну з українських конвертів.
Як заповнити конверт по Україні?
Зліва, у верхньому кутку заповнюємо адресу відправника, а праворуч, в нижньому кутку - адреса одержувача. У першу чергу записуються особисті дані (прізвище, ім я, по батькові) - в верхньому рядку, далі вказуємо вулицю, номер будинку і квартири, де проживають (перебувають) відправник або одержувач, після вписуємо місто, закінчуємо запис індексом.
особисті дані (прізвище, ім я, по батькові)
вулиця, номер будинку і квартири
місто, область
країна (не обов язково, якщо лист надіслано по Україні)
індекс
Якщо ви не знаєте точного індексу місця призначення листа, то його можна уточнити, наприклад, на сайті Укрпошти .
Як правильно заповнити конверт? Заповнюємо конверт для відправки по Україні
Конверт
