Официальное письмо: существующие виды, правила оформления

18 декабря 2013, просмотров: 6392, Раздел: Бизнес-статьи

Любое официальное письмо представляет собой оболочку для передачи информации, для того, чтобы составить правильное письмо, необходимо обратить внимание не только на форму, но и на содержание, в данной статье, мы рассмотрим официальное письмо: существующие виды и правила оформления .

Наиболее распространённые виды официальных писем

• Письмо-извинение

• Спонсорское письмо

• Письмо-отзыв

• Письмо-требование

• Письмо-подтверждение

• Письмо требование

• Письмо ходатайство и так далее.

Как написать официальное письмо

Для написания официального письма потребуется специальный бланк, который имеет стандартную форму. Для данных бланков установлен определенный комплекс обязательных реквизитов (элементов), которые располагаются в установленном порядке. Зачастую бланк официального письма, выглядит в виде листа бумаги с нанесенными на него типографическим методом, постоянных реквизитов.

Однако в последнее время, все реже используются типовые бланки, так как письмо со всем необходимым оформлением, можно распечатать при помощи принтера. Официальное письмо, состоит из «рамки», основного текста, которое содержит сведения об адресанте, сокращенное или полное наименование компании-отправителя, ее телеграфный или почтовый адрес, номер факса и телефона, номер той телеграммы или того письма, которое стало поводом для переписки.

В стандартных формулярах устанавливаются размеры полей и форматы документов, которые входят в состав определенной системы документации, так же имеется конструкционная сетка образца, правила и реквизиты ее расположения. Документы, которые входят в данную систему документации, состоят из 3 х частей, которые располагаются в конкретных зонах. Данная компоновка документа, служит быстрому восприятию текста.

Введение стандарта на бланк – формуляр, позволяет:

• Уменьшить цену машинописных работ

• Организовать централизованное создание бланков для официальных писем

• Сократить трудозатраты на оформление и составление писем

• Облегчить визуальный поиск нужной информации

• Расширить возможности применения организационной и вычислительной техники для обработки писем.

Официальное письмо имеет следующие реквизиты:

• Эмблема или логотип компании

Письмо, его виды, образец и правила оформления

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений. Если направляемый документ не имеет адресующей части например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Цель составления и направления писем сводится, к побудительным мотивам, четкость, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, краткость изложения, как правило. Во вводной части указываются причины, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя, например: в связи с тем, документы, сопровождаемые ссылками на факты, даты, вызвавшие составление письма. Начинается словами: извещаем, сообщаем, ставим вас в известность, далее излагаются какие- либо факты. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, отчество того, которому оно посылается, имя. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, выполнения просьбы, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения. Во второй части письма формулируется его основная цель предложение, гарантия ип, от третьего лица единственного числа банк не может согласиться, просьба, разъяснить сложные моменты, компания не возражает о направлении к нему документов если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, отказ, объяснить причину задержки, например: на основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет. В ближайший год школа не предполагает. Рекламное письмо, разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях. Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Правильное оформление письма образец

Правила ведения деловой переписки. Оформление делового письма

Пиши просто.

Пиши так, чтобы это запоминалось.

Пиши так, чтобы на это хотелось бы взглянуть.

Пиши так, чтобы читать тебя было бы интересно .

Бернет Лео

Достаточно часто первый деловой контакт – это письмо, и если не придавать должного внимания этикету делового письма, то знакомство может не состояться и вы можете потерять клиента и делового партнера.

Очень важно уметь правильно писать деловые письма, благодаря чему складывается благоприятное впечатление о вас лично и о компании в целом.

Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии. При составлении деловых писем зарубежным и отечественным партнерам стоит учитывать некоторые особенности. о которых будет сказано чуть ниже.

Но, несмотря на различия, есть и общие правила, которые характерны как для российского, так и для зарубежного этикета делового письма.

Во-первых, перед тем как начать писать письмо деловому партнеру, стоит определиться по следующим пунктам:

1. Вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, письмо-извещение, письмо-заказ, письмо-напоминание, письмо-презентация, письмо-отказ, гарантийное письмо и т. д.).

2. Предполагается ли получение ответного письма. В некоторых ситуациях ответ не письмо не требуется, например письмо-презентация.

3. Будет ли содержание письма однозначно и точно понятно вашему адресату. Не возникнут ли неясности относительно вопроса переписки?

4. Уверены ли вы, что письмо, отправленное почтой, дойдет в срок? Если нет, то лучше воспользоваться факсом, услугами почтовых служб экспресс-доставки ( DHL. UPS и др.) или отправить письмо по электронной почте.

Во-вторых, тон письма должен быть корректным, даже если это письмо-претензия. Вежливое и простое изложение вопроса звучит убедительно и, как правило, избавляет от излишней переписки. Следует также избегать неточностей и двусмысленности формулировок, слишком частого употребления профессиональных терминов и ненужных сокращений, поскольку это может привести к необходимости последующих уточнений и в итоге к затянувшейся переписке.

В-третьих, деловое письмо должно быть написано только на фирменном бланке организации, сотрудником которой вы являетесь. Фирменный бланк – это своеобразная визитная карточка компании, поэтому к письму следует относиться с особым вниманием.

В-четвертых, письмо должно состоять из нескольких абзацев, в каждом из которых выражается законченная мысль. Абзацы должны быть не слишком длинными, чтобы текст было легко читать. Можно следовать правилу: первый и последний абзацы – не более четырех машинописных строк, а все остальные – не более восьми. Абзац, содержащий менее четырех строк, нецелесообразно переносить на следующую страницу. В деловом письме лучше избегать переносов слов.

Письмо надо набирать шрифтом Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 и Times DL размером 12, 13, 14 через 1–2 межстрочных интервала.

При оформлении деловых писем номер страницы указывают в нижнем правом углу, а в других деловых документах –вверху посередине страницы.

На бланках формата А4 текст письма рекомендуется набирать через 1,5–2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один. Реквизиты, состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.

В нашей стране порядок оформления документов регламентируются нормативными документами, и в первую очередь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».

ГОСТом установлено два стандартных формата бланков документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый документ, написанный как на бланке, так и просто на листе бумаги, должен иметь поля (не менее): левое – 20 мм правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.

Такие требования к оформлению документов закреплены российским законодательством, но можно соблюдать их и при составлении деловых писем зарубежным партнерам.

В зависимости от того, какие у вас отношения с адресатом, обращение может начинаться со слов «уважаемый» плюс фамилия (имя, отчество) или «дорогой» плюс имя и отчество (имя) и заканчиваться словами благодарности за сотрудничество. Перед подписью принято писать «С уважением. » или «Искренне Ваш. ».

При обращении в письме такие слова, как «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и т. д. следует писать полностью. В противном случае получатель может подумать, что вы на самом деле не сильно его уважаете. Не стоит писать «Ув. г-н директор». Такое сокращение неуместно и звучит непочтительно.

В официальных письмах не принято обращение к адресату на «ты», даже если вы достаточно близко знакомы и вас связывают не только деловые, но и дружеские отношения с данным человеком.

Пример из жизни

Алексею американская привычка обращения на «ты» стоила потери высокооплачиваемой работы. Проработав в США достаточно долгое время и привыкнув обращаться к своему американскому начальнику просто «Джонни», Алексей в письме к потенциальному российскому работодателю обратился на «ты»: «Дорогой Николай!» Такое приветствие глава российской компании воспринял как фамильярное и панибратское. В России обращение по имени-отчеству – это знак уважения и способ соблюдения определенной дистанции и субординации. После получения письма дальнейших контактов со стороны работодателя не последовало, а соискатель долго думал, в чем проблема.

При оформлении делового письма российскому партнеру важно соблюдать еще несколько правил.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «АльфаЮвелир»

В. А. Лагунину

или

АО «БетаЮвелир-Холдинг»

главному бухгалтеру

В. М. Кочетову

В случае если вы используете сокращения «г-ну», «г-же», то сначала надо написать фамилию, после инициалы получателя.

Документ должен быть адресован не более чем четверым получателям. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишут. Если число получателей больше, составляют список рассылки документа.

При отправлении письма юридическому лицу, в адрес организации, указывают его наименование, затем почтовый адрес.

ООО «ГаммаЮвелир»

Профсоюзная ул. д. 82, Москва,

117393

При отправлении документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Образцову О. П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл. 301264

Отметку о приложении, названном в тексте письма, оформляют следующим образом.

Приложение: на 5 л. в 2 экз .

Если письмо содержит приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и количество экземпляров при наличии нескольких приложений их нумеруют.

1. Положение о ведении внутреннего учета на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов отдела продаж на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

- указание должности лица, подписавшего документ: полное – если документ оформлен не на фирменном бланке, сокращенное – если документ оформлен на официальном бланке компании

ООО «Гамма-ювелир» Личная подпись А. А. Борисов

Оформление приложений к документам

Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:

В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.

В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.

Когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.

Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.

Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом

1. Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Kак же правильно оформить и написать письмо на английском

В соответствие с требованиями ГИА девятиклассников и ЕГЭ выпускников школ, обучение и освоение навыков письменной речи имеет очень актуальный характер. Особое внимание учителя и учащиеся старших классов уделяют работе над развитием навыков написания письма личного характера и эссе на английском языке, так как именно эти виды письменных работ заложены в КИМах ГИА и ЕГЭ. Эта страничка создана для того, чтобы помочь вам успешно справиться с этими видами заданий.

Количество баллов, которое максимально можно набрать за задание С1 – 6 баллов. Объём письменной работы – 100-140 слов.

- Первое, что нужно сделать, это внимательно прочитайте инструкции, которые даются к заданию и само задание, стройте своё письменное высказывание в соответствии инструкции.

- Второе, соблюдайте требуемый объём. Возможное отклонение от заданного объёма – 10%, (то есть не менее 90 слов и не более 154 слов). Помните, что при подсчёте слов учитываются все слова, в том числе и предлоги, и артикли краткие формы глагола (He's, I’m, I’ve, We've и т.д.) считаются как одно слово. Надо учесть, что в общий подсчёт слов также включается дата и адрес.

- Третье, текст письма необходимо разделить по смыслу на абзацы. Не забывайте использовать фразы для соединения абзацев.

При подготовке к данному виду работы обязательно проанализируйте критерии, по которым будет оцениваться задание С1.

Правила оформления и структура письма личного характера

1. В верхнем углу письма справа пишется адрес и дата.

номер дома / номер квартиры, название улицы

город, индекс

страна

4 Krupskaya Street

Morshansk 393950

Russia

15 March 2012

Но полный адрес можно заменить на сокращенный вариант, такой вариант тоже считается правильным. В адрес можно включить только название города и страны, а дата может состоять из одних цифр:

Morshansk

Russia

15.03.2012

2. Вступление-приветствие.

Эта часть чаще всего состоит из 3-4-х предложений. Во-первых, надо написать обращение к человеку, которому вы должны адресовать письмо согласно заданию.

Напримеp: Dear Jenny. или Dear Pam ,

Важно обратить внимание на то, что после обращения ставится запятая и следующее предложение пишется с красной строки. В этой части, вступлении-приветствии вы можете

- поблагодарить за письмо - Thanks for your letter ,

- написать, что вы очень рады получить от своего друга весточку - It was great to hear from you ,

- объяснить почему вы долго не писали - Sorry for not having written earlier but I was busy at school и т.д.

3. Основная часть письма.

Чаще эта часть состоит из 2-х абзацев. Первый - содержит ответы на вопросы друга. А во втором - Вы должны задать вопросы своему товарищу, о которых сказано в задании. Обычно в задании говорится о количестве вопросов которые должны быть заданы.

4. Заключительная часть. Прощание.

В этой части можно логически закончить своё письмо, пожелать удачи и попрощаться. Можно написать о том, что Вам необходимо сделать какие-то дела, что Вам пора идти куда-то. Примерно это выглядит так: I've to go now. I've got to get readyfor my piano class. или Well, I'd better go now. Mum wants me to help her.

На следующей строке необходимо попрощаться с воображаемым другом. Последняя фраза письма может выглядеть примерно так:

Please, write back. I look forward to your reply.

Nastya

Take care and keep in touch!

Источники: bbcont.ru, finnwall.ru, ardic.ru, www.sekretariat.ru, engteacher.org