Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта приема-передачи бухгалтерских документов имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.
Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов
г. _______
Общество с ограниченной ответственностью _________________
«____» __________ 20_____ года
Акт приема-передачи дел
Мы, нижеподписавшиеся,
Директор ООО _______________
Главный бухгалтер (который увольняется)
Главный бухгалтер (который назначается)
Подписали настоящий акт о том, что при увольнении Главного бухгалтера ООО ____________. и назначении Главным бухгалтером ООО ________________________ при передаче дел выявлено следующее:
Первичные документы, согласно которым велся учет хозяйственных операций, находятся на предприятии, сгруппированы по видам хозяйственных операций и хранятся в отведенных местах.
Перечень первичных и учетных бухгалтерских документов, которые передаются,составлен в виде реестров и прилагается к настоящему акту.
Инвентаризация первичных документов на предмет выявления их наличия в полном объеме не проводилась. С целью контроля наличия первичных документов была проведена выборочная инвентаризация.
При выборочной проверке наличия первичных документов выявлено отсутствие ряда первичных документов, перечень которых составлен в виде реестра и прилагается к настоящему акту.
Бухгалтерская документация (регистры учета) находится на электронных носителях и на момент передачи дел доступна для ознакомления. Перечень бухгалтерских документов (регистров учета) составлен в виде реестра и прилагается к настоящему акту.
Проведенная выборочная проверка бухгалтерской отчетности показала, что бухгалтерский учет велся в соответствии с действующим законодательством Украины, однако имеет ряд недостатков, которые перечислены в виде реестра замечаний, который прилагается к настоящему акту.
Последняя проверка контролирующими органами проводилась в ______________ 200____ года. Результаты проверки оформлены в акте « Про результати комплексної планової виїздної документальної перевірки дотримання вимог податкового та валютного законодавства України ТОВ _______________ за період з ______ по ________ р.» №.__________ от __________________ г. на ____________ страницах. Штрафы, недоимки и административные штрафы, начисленные по результатам проверки, на момент передачи дел уплачены в полном объеме.
Деятельность предприятия за период с _______________________ года на момент передачи дел контролирующими органами не проверялась.
Лица, подписавшие настоящий акт передачи дел свидетельствуют, что на момент передачи дел у них нет сведений относительно наличия документов, которые могли бы свидетельствовать об иных результатах деятельности предприятия, чем те, которые указаны в бухгалтерской отчетности и бухгалтерских регистрах.
Подписи сторон:
_________ Директор ООО ______________
_________ Главный бухгалтер (который увольняется) ООО _________
_________ Главный бухгалтер (который назначается) ООО _________
Приложения:
1.Реестр бухгалтерских документов.
2.Реестр недостающих документов.
3.Реестр замечаний к бухгалтерской документации.
Акт приема-передачи бухгалтерских документов
Согласно N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтер отвечает за бухгалтерскую, статистическую, налоговую учетность. Новый сотрудник на должности бухгалтера должен принять все документы, попадающие под вышеуказанные категории.
При смене бухгалтера обязательно составляется акт приема-передачи бухгалтерских документов, согласно которому документация передается новому должностному лицу. Составленный акт является официальным юридическим документом, и его отсутствие может расцениваться как нарушение законодательства. Согласно акту приема-передачи бухгалтерских документов вся документация должна быть подшита в соответствии с номенклатурой, пронумерована и передана под роспись новому бухгалтеру. Передача документов производится в присутствии уполномоченной комиссии.
Пример приведен на 2 балансовых счета в одном акте, но лучше всего оформлять данные акты на каждый счет отдельно и перечислять все имеющиеся папки и журналы ордера
Акт приема-передачи на 01.09.2012 г.
Мы, нижеподписавшиеся, бухгалтер 1 категории Иванова Алла Сергеевна и бухгалтер 2 категории Никифорова Марина Павловна, составили настоящий акт на предмет передачи документов по балансовым счетам:
1. 73_2 «Расчеты с персоналом по мобильным переговорам»
Ж/О и документы по б/с 73_2 с января по июль 2012 г. – 1 папка.
2. 60_1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по услугам ММТ» сальдо на 01.08.2012 = Кт 60_1 – 162.900,00 руб.
Ж/О №6 по б/с 60_1 с января по июль 2012 – 1 папка,
Документы к Ж/О № 6 по б/с 60_1 с января по июль 2012 г. – 6 папок.
Акт приема-передачи документов
Акт приема-передачи документов предназначен для того, чтобы формально-юридически зафиксировать факт передачи тех или иных бумаг из одних рук в другие. Другими словами, само событие перехода документов от одной стороны сделки к другой можно безоговорочно подтвердить только при наличии данного акта.
Обычно акт передачи документов является приложением к договору, в рамках которого и составляется. При наличии споров и разногласий между сторонами сделки, акт в обязательном порядке будет принят во внимание судом и использован как доказательство. Образец акта обычно находится у юрисконсульта организации, шаблон его также можно найти в любой справочно-правовой системе.
Образец акта приема передачи документов
Форма акта приема-передачи документов строго законодательством не определена. Вместе с тем, неправильно составленный акт не всегда может быть использован в ходе судебного разбирательства.
Итак, в акте приема-передачи документов должно быть обязательно зафиксировано следующее:
дата и место составления
полное наименование и ИНН организаций, между которыми происходит оборот документов
фамилия, имя, отчество и должность должностных лиц, подписывающих акт
перечень передаваемых документов с указанием их номера, даты, оригинальности (оригинал или копия), количества экземпляров
подписи должностных лиц и печати организаций.
Приведенные выше требования носят обобщенный характер и применимы для всех актов передачи документов. Существует еще несколько специальных реквизитов, наличие которых в акте зависит от характера, назначения и специфики передаваемых бумаг.
Например, в акте приема-передачи бухгалтерских документов обязательно должно быть указано, что передаваемые бумаги прошиты и пронумерованы. Такая же практика существует и при передаче кадровых документов.
Несмотря на то, что бумага составляется в произвольной форме, заполнение некоторых видов акта приема-передачи документов установлено обычаями делового оборота и различными подзаконными актами. Например, при передаче проектной документации стоит использовать разработанный бланк.
Следует иметь в виду, что при передаче оригиналов любых документов передающей стороне следует сделать копии. Указанная мера предосторожности позволит избежать проблем в случае утраты или порчи оригиналов.
Акт приема-передачи документов - официальный документ, имеющий юридическую силу. Данный документ отражает факт передачи указанной в нем документации от одного лица к другому. Как правило, данный акт составляется по желанию одной из сторон, нуждающейся в каких-либо документах, сопровождающих сделку. Должным образом оформленный акт приема-передачи документов представляет собой неотъемлемую часть любого договора.
Акт приема-передачи может служить доказательством в случае возникновения спорных моментов относительно ранее подписанной документации, а также будет принят к рассмотрению в ходе судебного расследования.
Для данного документа не существует законодательно установленной формы, в связи с чем каждая организация праве разработать форму акта приема-передачи документов самостоятельно. При этом документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа
дата и место его составления
наименование предприятия-составителя акта
ФИО и должность лица, ответственного за составление данного акта
наименование предприятия-получателя документации
ФИО и должность лица, которому адресован акт приема-передачи
полный перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров и их регистрационных номеров
подписи ответственных лиц передающих и получающих документацию
оттиск печати предприятия-составителя акта приема-передачи документов.
Особое внимание следует уделить документации, передаваемой в оригинальном виде. Передающей стороне рекомендуется предварительно снять копии с указанных документов, чтобы избежать излишних проблем в случае утери оригинальных документов. Факт передачи оригиналов должен быть в обязательном порядке зафиксирован в акте, что облегчит вынесение решения в ходе судебного разбирательства, если такое разбирательство будет иметь место.
Акт приема-передачи документов составляется в двух экземплярах. Один из них вручается предприятию, получающему деловую документацию. Второй экземпляр остаются у предприятия-составителя акта, которое является передающей стороной.
Форма акта приема-передачи документов строго законодательством не определена. Вместе с тем, неправильно составленный акт не всегда может быть использован в ходе судебного разбирательства.