Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу:
* Проставлением на документе грифа утверждения
* Изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.
Гриф утверждения располагают справа над текстом
2 вида:
* Утверждение руководителем (своей организации или вышестоящей) (утверждаю Ген. Директор ООО заря подпись, расшифровка и дата)
* Утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий, разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №)
Утверждение изданием распорядительного документа практикуется, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа.
Обычно гриф утверждения проставляется на следующих документах:
* Акты (проверок, ревизий, передачи дел, ликвидации организации и т.д.)
АКТ
2) Проверено наличие нормативной, технической и эксплуатационной документации, регламентирующей обмен электронными документами.
3) Пользователи правилам эксплуатации АРМ СЭД.
4) Проверено выполнение Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, утвержденной приказом Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации от 13 июня 2001 г. № 152 (в случае обмена конфиденциальной информацией).
5) Для извещения ответственными сотрудниками территориального органа Федерального казначейства пользователей организации, имеющих сертификат ключа подписи, об изменении статуса их сертификата ключа подписи, определен следующий телефонный номер, принадлежащий организации: _________________________ .
Утверждение документов
Вопрос 1. Подскажите, в каком случае документы могут утверждаться должностным лицом, а когда требуется издавать специальный документ для утверждения? Какие документы подлежат утверждению?
Начать ответ на вопрос хотелось бы с подтверждения того, что в ГОСТе Р 6.30-2003 действительно говорится о двух способах утверждения документов, но не объясняется, когда какой из них следует применять.
Исходя из вышесказанного, можно предложить следующий алгоритм выбора способа утверждения документа.
Прежде всего, нужно проверить, не закрепляется ли форма создаваемого вами документа в нормативных актах. Если форма документа установлена, то способ утверждения легко определяется. Приведем в таблице несколько примеров закрепляемых форм документов с пояснениями о способе их утверждения.
Далее следует проверить, не обговаривается ли способ утверждения документа в тексте какого-либо нормативного акта. Например, способ утверждения целого ряда документов в акционерных обществах закрепляется в Федеральном законе от 26.12.2005 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах".
При этом, обратите внимание, для некоторых документов может быть установлена необходимость проставления оттиска печати в "Грифе утверждения документа". Так, ГОСТ 7.32-2001 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления" гласит: "Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, должности с указанием наименования организации, ученой степени, ученого звания лица, утвердившего отчет, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения отчета. Здесь же проставляется печать организации, утвердившей отчет".
Присутствие оттиска печати в грифе может быть закреплено не только в тексте нормативного акта, но и в утвержденной им форме самого документа. Примером могут служить акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (унифицированная форма № Т-73) и акт приема-передачи документов на государственное хранение.
Когда способ утверждения документа нельзя выяснить из нормативных актов, нужно придерживаться следующего правила.
Если во время утверждения документа необходимо обговорить какие-либо дополнительные моменты (дату и мероприятия по вводу документа в действие, ответственных должностных лиц, срок действия документа и т.д.), а также внести изменения в действующие документы или отменить старые, то это можно сделать с помощью издания распорядительного документа. Другими словами, распорядительный документ издается для утверждения другого документа в том случае, если требуются дополнительные предписания и разъяснения.
Если ничего дополнительно обговаривать не нужно, то документ утверждается уполномоченным должностным лицом. В этом случае датой документа и датой вступления его в действие будет являться дата утверждения, указанная в грифе утверждения.
Итак, мы разобрались, как следует утверждать документы, а теперь постараемся выяснить, какие документы нуждаются в этом.
К сожалению, полного перечня документов, требующих обязательного утверждения, не содержится ни в одном из нормативных актов. Поэтому такой список должен присутствовать в Табеле форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для его составления должны служить общероссийские и более узкие ведомственные нормативные акты. Кроме того, в этой работе неоценимую помощь вам окажут примерные перечни документов, подлежащих утверждению, которые содержатся:
в приложении № 4 Государственной системы документационного обеспечения управления 1988 года, а также
в приложении № 7 более позднего и поэтому более актуального документа - Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-20033.
Приведем примерный список документов, требующих утверждения:
проверок и ревизий приема законченных строительством объектов, борудования экспертизы передачи дел ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.
задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство на проведение научно-исследова¬тельских, проектно-конструкторских и технологических работ технические и т.д.)
инструкции (правила) (должностные по делопроизводству технике безопасности внутреннего трудового распорядка и т.д.)
нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии технологического проектирования численности работников и т.д.)
отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.)
перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем предприятий, на которые распространяются определенные льготы типовых документальных материалов, образующихся вдеятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.)
планы (производственные строительно-монтажных, проектно-изыскатсльских, научно-исследовательских работ внедрения новой техники кооперированных поставок продукции распределения продукции по установленной номенклатуре доходов по жилищно-коммунальному ремонту работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.)
положения (об организации о структурном подразделении о пре¬мировании и т.д.)
Помощь: Реквизит документа гриф утверждения
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ
Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Утверждение - это особый способ удостоверения документа после его подписания. В отличие от реквизитов, обозначающих автора документа (реквизитов бланка), подписи, даты и индекса, которые применяются при оформлении всех организационно-распорядительных документов, гриф утверждения является дополнительным удостоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов. Как правило, перечень таких документов отражается в инструкциях и иных локальных нормативных правовых актах об организации делопроизводства. При этом может быть использован Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, являющийся приложением к Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (см. приложение).
В обязательном порядке утверждению подлежат все организационные документы (уставы, положения, инструкции, правила и др.).
Утверждение документа осуществляется должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, и имеющим на это соответствующие полномочия.
Утверждение документа осуществляется двумя способами: посредством оформления грифа утверждения, содержащего личную подпись уполномоченного должностного лица, или путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу и находят отражение в грифе утверждения, который оформляется на утверждаемом документе. Распорядительный документ рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа (например, связанные с его внедрением, размножением, доведением до сведения и т.п.).
Особый порядок утверждения установлен для нормативных правовых актов Республики Беларусь (инструкций, правил, положений и др.), которые утверждаются только путем издания другого документа (постановления, приказа, решения). Это обусловлено нормами Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З О нормативных правовых актах Республики Беларусь, согласно которым юридическая сила уставов, положений, инструкций, регламентов и правил определяется юридической силой нормативного правового акта, которым они утверждаются.
Документы с аналогичным названием, но имеющие статус локальных нормативных правовых актов, т.е. действующие в рамках одной организации, могут утверждаться любым из двух способов.
При утверждении документа посредством оформления грифа утверждения, содержащего личную подпись уполномоченного должностного лица, этот реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты утверждения. При этом в наименование должности входит видовое наименование организации.
Об утверждении образцов документов о высшем образовании, описаний документов о высшем образовании и положения о порядке выдачи документов о высшем образовании. Постановление Совета министров Республики Беларусь от 18 января 2008 г. № 63
(в ред. постановления Совмина от 23.12.2008 № 2010)
В соответствии с пунктом 6 статьи 26 Закона Республики Беларусь от 11 июля 2007 года "О высшем образовании" Совет Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемые:
образец диплома о высшем образовании
образец диплома о высшем образовании (для иностранных граждан на английском языке)
образец диплома о высшем образовании (для иностранных граждан на французском языке)
образец диплома о высшем образовании (для иностранных граждан на испанском языке)
образец диплома о высшем образовании с отличием
образец диплома о высшем образовании с отличием (для иностранных граждан на английском языке)
образец диплома о высшем образовании с отличием (для иностранных граждан на французском языке)
образец диплома о высшем образовании с отличием (для иностранных граждан на испанском языке)
образец диплома магистра
образец диплома магистра (для иностранных граждан на английском языке)
образец диплома магистра (для иностранных граждан на французском языке)
образец диплома магистра (для иностранных граждан на испанском языке)
описание документов о высшем образовании
Положение о порядке выдачи документов о высшем образовании.
2. Установить, что иностранным гражданам, поступившим в высшие учебные заведения Республики Беларусь до вступления в силу Закона Республики Беларусь от 11 июля 2007 года "О высшем образовании" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г. № 171, 2/1349), документы о высшем образовании выдаются в порядке и по образцам, установленным законодательством Республики Беларусь до вступления в силу этого Закона.
3. Разрешить высшим учебным заведениям в 2008 году расходовать при выдаче документов о высшем образовании гражданам Республики Беларусь имеющиеся в наличии бланки дипломов.
4. Республиканским органам государственного управления привести свои нормативные правовые акты в соответствие с настоящим постановлением и принять иные меры по его реализации.
5. Настоящее постановление вступает в силу с 20 января 2008 г.
Премьер-министр Республики Беларусь С.СИДОРСКИЙ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Совета Министров
Республики Беларусь
18.01.2008 № 63
ОПИСАНИЕ
ДОКУМЕНТОВ О ВЫСШЕМ ОБРАЗОВАНИИ
1. Диплом о высшем образовании и диплом о высшем образовании с отличием представляют собой книжки с твердыми обложками, изготовленными из ледерина синего цвета, размером в сложенном виде 160 x 110 мм. На лицевой стороне обложки диплома о высшем образовании посередине размещаются тиснение Государственного герба Республики Беларусь и слово "Дыплом" серебряного цвета, диплома о высшем образовании с отличием - слово "Дыплом" золотого цвета. На специальной бумаге с узором, наклеенной на внутренних сторонах указанных дипломов, полиграфическим способом черным цветом нанесен текст: на левой стороне на белорусском языке, на правой - на русском языке в соответствии с утвержденными образцами этих документов, цифры номеров дипломов выполнены краской красного цвета, слова "Республика Беларусь" и "Диплом о высшем образовании" - краской серебряного цвета, в дипломе о высшем образовании с отличием слова "Республика Беларусь" и "Диплом о высшем образовании с отличием" - краской золотого цвета.
2. Диплом о высшем образовании и диплом о высшем образовании с отличием, выдаваемые иностранным гражданам, представляют собой книжки с твердыми обложками, изготовленными из ледерина синего цвета, размером в сложенном виде 220 x 160 мм. На лицевых сторонах их обложек посередине размещаются тиснение Государственного герба Республики Беларусь и слово "Диплом". На специальной бумаге с узором, наклеенной на внутренних сторонах указанных дипломов, полиграфическим способом черным цветом нанесен текст: на левой стороне на русском языке, на правой - на английском, французском или испанском языках в соответствии с утвержденными образцами этих дипломов, цифры номеров дипломов выполнены краской красного цвета. В дипломе о высшем образовании с отличием слова "с отличием" отпечатаны краской красного цвета. Оборот правой стороны не приклеивается к обложке и предназначен для оформления в установленном порядке легализации диплома.
3. Диплом магистра представляет собой книжку с твердой обложкой, изготовленной из ледерина вишневого цвета на тканевой основе, размером в сложенном виде 160 x 110 мм. На лицевой стороне обложки посередине размещается тиснение Государственного герба Республики Беларусь и слова "Дыплом магiстра" золотого цвета. На специальной бумаге с узором, наклеенной на внутренних сторонах диплома магистра, полиграфическим способом черным цветом нанесен текст: на левой стороне на белорусском языке, на правой - на русском языке в соответствии с утвержденным образцом указанного диплома. Слова "Республика Беларусь" и "Диплом магистра" отпечатаны краской вишневого цвета, цифры номера диплома - краской красного цвета.
4. Диплом магистра, выдаваемый иностранному гражданину, представляет собой книжку с твердой обложкой, изготовленной из ледерина синего цвета на тканевой основе, размером в сложенном виде 220 x 160 мм. На лицевой стороне обложки посередине размещается тиснение Государственного герба Республики Беларусь и слово "Диплом". На специальной бумаге с узором, наклеенной на внутренних сторонах диплома магистра, полиграфическим способом черным цветом нанесен текст: на левой стороне на русском языке, на правой - на английском, французском или испанском языках в соответствии с утвержденными образцами этих дипломов, цифры номера диплома выполнены краской красного цвета. Оборот правой стороны не приклеивается к обложке и предназначен для оформления в установленном порядке легализации диплома магистра.
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Совета Министров
Республики Беларусь
18.01.2008 № 63
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ О ВЫСШЕМ ОБРАЗОВАНИИ
(в ред. постановления Совмина от 23.12.2008 № 2010)
1. Настоящее Положение разработано в соответствии с пунктом 6 статьи 26 Закона Республики Беларусь от 11 июля 2007 года "О высшем образовании" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г. № 171, 2/1349) и определяет порядок выдачи, а также заполнения документов о высшем образовании (далее - дипломы, если не указано иное) высшими учебными заведениями (далее - вуз) независимо от их форм собственности и подчиненности.
2. Диплом выдается лицу, завершившему обучение на первой или второй ступени высшего образования и успешно прошедшему итоговую аттестацию.
Диплом о высшем образовании с отличием выдается лицу, имеющему по итогам обучения в вузе, включая итоговую аттестацию, не менее 75 процентов отметок 10 и 9 баллов, а остальные отметки не ниже 7 баллов.
Диплом о высшем образовании с отличием и золотая медаль выдается лицу, имеющему по итогам обучения в высшем военном учебном заведении, включая итоговую аттестацию, отметки 10 и 9 баллов, принимавшему участие в научной работе, а также имеющему примерную воинскую дисциплину.
3. Бланки дипломов являются бланками строгой отчетности.
4. Заполнение бланков дипломов производится от руки, каллиграфическим почерком, черной тушью, без исправлений и подчисток.
Бланки дипломов заполняются на белорусском и русском языках.
Бланки дипломов, выдаваемых иностранным гражданам, заполняются на русском и одном из иностранных языков (английском, французском, испанском) по выбору выпускника вуза.
5. Бланки дипломов о высшем образовании и дипломов о высшем образовании с отличием заполняются следующим образом:
после слов "Настоящий диплом выдан" пишутся полностью фамилия, имя, отчество выпускника вуза в соответствии с записью в документе, удостоверяющем личность
после слов "в том, что он (она)" пишется год поступления и полное официальное наименование вуза (для обучавшихся в двух и более вузах указывается полное наименование того вуза, в который выпускник поступил в начале обучения) и далее по тексту указывается год окончания вуза, вносятся для обучавшихся в одном вузе (в зависимости от типа вуза) слова "названного университета", "названной академии", "названной консерватории", "названного института", "названного высшего колледжа", а для обучавшихся в двух и более вузах или в вузе, сменившем наименование, - полное наименование вуза, который выпускник оканчивает
после слов "по специальности" пишется полное наименование специальности
после слов "Решением Государственной экзаменационной комиссии от" указываются число, месяц и год принятия решения Государственной экзаменационной комиссии согласно протоколу ее заседания, номер этого протокола, а также фамилия и инициалы выпускника
после слов "присвоена квалификация" пишется наименование квалификации
диплом подписывается председателем Государственной экзаменационной комиссии, ректором (начальником) вуза и секретарем Государственной экзаменационной комиссии
ниже подписей пишутся название города, в котором находится вуз, число, месяц и год выдачи диплома, а также его регистрационный номер в соответствии с записью в книге регистрации выдаваемых дипломов. С обеих сторон на специально отведенном месте ставится печать вуза.
На внутренней левой стороне бланка диплома, выдаваемого иностранному гражданину, на отведенном месте наклеивается цветная фотография выпускника размером 30 х 40 мм. Диплом подписывается председателем Государственной экзаменационной комиссии, ректором (начальником) вуза и деканом факультета.
Бланки дипломов магистра заполняются следующим образом:
после слов "Настоящий диплом выдан" пишутся полностью фамилия, имя, отчество выпускника магистратуры вуза в соответствии с записью в документе, удостоверяющем личность
после слов "в том, что он (она) поступил(а) в магистратуру" пишется год поступления в магистратуру вуза и полное официальное наименование вуза (для обучавшихся в двух и более вузах указывается полное наименование того вуза, в который выпускник поступил в начале обучения) и далее по тексту указывается год окончания магистратуры вуза, вносятся для обучавшихся в одном вузе (в зависимости от типа вуза) слова "названного университета", "названной академии", "названной консерватории", "названного института", "названного высшего колледжа", а для обучавшихся в двух и более вузах или в вузе, сменившем наименование, - полное наименование вуза, в котором выпускник оканчивает магистратуру
после слов "по специальности" пишется полное наименование специальности
после слов "Решением Государственной экзаменационной комиссии от" указываются число, месяц и год принятия решения Государственной экзаменационной комиссии согласно протоколу ее заседания, номер этого протокола, а также фамилия и инициалы выпускника
после слов "присуждена степень магистра" пишется отрасль науки
диплом подписывается председателем Государственной экзаменационной комиссии, ректором (начальником) вуза и секретарем Государственной экзаменационной комиссии
ниже подписей пишутся название города, в котором находится вуз, число, месяц и год выдачи диплома, а также его регистрационный номер в соответствии с записью в книге регистрации выдаваемых дипломов. С обеих сторон на отведенном месте ставится печать вуза.
На внутренней левой стороне бланка диплома магистра, выдаваемого иностранному гражданину, на отведенном месте наклеивается цветная фотография выпускника размером 30 x 40 мм. Диплом подписывается председателем Государственной экзаменационной комиссии, ректором (начальником) вуза и деканом факультета.
6. Диплом выдается с приложением к нему, которое представляет собой выписку из зачетно-экзаменационной ведомости. Указанная выписка без диплома недействительна.
Выписка из зачетно-экзаменационной ведомости оформляется в зависимости от языка заполнения диплома по одной из форм согласно приложениям 1 - 4. В данной выписке указываются:
фамилия, имя и отчество выпускника вуза в соответствии с записью в документе, удостоверяющем личность
(в ред. постановления Совмина от 23.12.2008 № 2010)
полное официальное наименование вуза
срок обучения
наименование специальности и специализации
наименование изученных учебных дисциплин, количество часов в соответствии с учебным планом и полученные по ним отметки
наименование изученных спецкурсов и спецдисциплин, количество часов в соответствии с учебным планом и полученные по этим учебным дисциплинам отметки
наименование выполненных курсовых проектов (работ), количество часов в соответствии с учебным планом и полученные по ним отметки
наименование пройденных учебных и производственных практик, количество часов в соответствии с учебным планом и полученные по ним отметки
наименование государственных экзаменов и полученные по ним отметки
название темы выполненного дипломного проекта (работы), магистерской диссертации и отметка по результатам его (ее) защиты.
Количество часов, отведенных на изучение дисциплин, указывается цифрами, а отметки - прописью.
Выписка из зачетно-экзаменационной ведомости подписывается ректором (начальником) вуза, деканом факультета, секретарем факультета.
Ниже подписей пишутся название города, в котором находится вуз, число, месяц и год выдачи выписки и регистрационный номер, которые должны полностью соответствовать дате выдачи и регистрационному номеру диплома, на отведенном месте ставится печать вуза.
7. До заполнения бланка диплома и выписки из зачетно-экзаменационной ведомости тексты диплома и выписки на иностранном языке должны быть тщательно выверены и заверены квалифицированным переводчиком. Имя и фамилия на русском языке указываются на основании нотариально заверенного перевода документа, удостоверяющего личность.
8. Выдаваемые дипломы подлежат регистрации в книгах регистрации выдачи дипломов о высшем образовании, дипломов о высшем образовании с отличием, дипломов магистра, которые прошнуровываются, нумеруются, скрепляются печатью вуза и хранятся у ректора (начальника) вуза.
В книгах регистрации указываются:
регистрационный номер диплома
фамилия, имя и отчество выпускника
номер бланка диплома
факультет
специальность (специализация)
дата поступления на обучение
дата окончания обучения
дата и номер протокола заседания Государственной экзаменационной комиссии
дата выдачи диплома
данные документа, удостоверяющего личность (серия (при наличии), номер, дата выдачи, наименование государственного органа, его выдавшего, идентификационный номер (при наличии) лица, получающего диплом
подпись лица, получающего диплом.
9. Диплом выдается лично владельцу после предъявления документа, удостоверяющего личность или иному лицу, указанному в доверенности, оформленной в установленном порядке, или высылается выпускнику по почте заказным письмом с уведомлением. Пересылка диплома почтой с доставкой по указанному адресу осуществляется только по письменному заявлению выпускника.
10. В случае утраты или приведения в негодность диплома и (или) выписки из зачетно-экзаменационной ведомости выдаются их дубликаты в порядке, установленном в пунктах 390 и 391 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными государственными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16 марта 2006 г. № 152 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г. № 44, 1/7344 2007 г. № 222, 1/8854).
11. Пришедшие в негодность бланки дипломов, а также пришедшие в негодность их дубликаты уничтожаются вузом в порядке, установленном законодательством для уничтожения бланков строгой отчетности.
