Образец[1] акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера
Общество с ограниченной ответственностью Компания
Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО Компания
____________________ (В. В. Ефремов)
Также переданы и приняты: банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от кассы, денежная наличность в сумме 5000 руб. бланки строгой отчетности __________ (указать какие) в количестве ________________, ценные бумаги ___________________ (указать какие) в количестве ____________________.
Также переданы и приняты: печать организации, ключи от сейфа, ключи от системы клиент - банк, логин и пароль от Интернет-банка. пароль от программного продукта «1:С», корпоративные пластиковые карты к счетам компании в количестве ____________с номерами ___________________________________, топливные карты в количестве ______ с номерами ________________________________. Действительность ключей и полученных паролей проверены в присутствии обеих сторон.
Приложения к акту:
1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2012 г.
2. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.
Документы сдал: Сидорова бывший главный бухгалтер И. А. Сидорова
Документы принял: Петрова действующий главный бухгалтер Е. А. Петрова
[1]Подготовлено с использованием материалов СПС «Консультант плюс» - статья: Как правильно передать и принять дела при смене главного бухгалтера (Панина П. Г.) (Российский налоговый курьер, 2012, N 3)
[2]Необходимо распечатать из бухгалтерской программы оборотно-сальдовую ведомость и другие карточки счетов бухучета на дату приемки дел, которые нужно заверить у бывшего главного бухгалтера и руководителя организации. Это позволит подтвердить входящие остатки по счетам на дату приемки дел.
[3] Если организация работает на общей системе налогообложения
[4] Если организация работает на общей системе налогообложения
Акт приема (сдачи) дел главным бухгалтером юридического лица
АКТ
приема (сдачи) дел главным бухгалтером юридического лица
1. Состояние бухгалтерского учета: _______________________.
В том числе:
- выписки по счетам в банках, договоры, акты сверки расчетов с дебиторами и кредиторами
- финансовые планы, сметы, штатные расписания и т.п.
- регистры бухгалтерского и налогового учета
- материалы инвентаризаций.
2. Состояние налогового учета: ______________________________.
- акты аудиторских, налоговых и иных проверок.
3. Состояние отчетности: ____________________________________.
4. Документы, относящиеся к прошлым отчетным периодам, переплетены и хранятся в архиве.
Число переданных дел, хранящихся в архиве: _____________ (описи переданных дел).
5. Документы текущего отчетного периода укомплектованы в дела согласно номенклатуре, разработанной в организации.
Число переданных дел, хранящихся в бухгалтерии: _________ (описи переданных дел).
6. Книги и журналы регистрации: доверенностей, приходных и расходных кассовых документов, показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары, учета полученных и выданных счетов-фактур, покупок и продаж, банковских чековых книжек и т.п. оформлены надлежащим образом. <**>
Номер последней выданной доверенности на получение товарно-материальных ценностей: _______.
7. Серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек: _________
бланков строгой отчетности: ________________.
8. Число переданных печатей, штампов и т.п. _____________.
9. Акт об инвентаризации денежных средств в кассе.
10. Материалы с результатами последних инвентаризаций имущества и финансовых обязательств.
11. Положения, инструкции, приказы и другие нормативные документы по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности.
12. Справка об обеспечении бухгалтерии средствами оргтехники.
13. Утеряны или не велись следующие документы: _________________________.
Предложения, акты снятия остатков материальных средств, объяснения сдающего дела и должность, план устранения недостатков.
В помощь - Увольнение главного бухгалтера: правильно оформляем передачу дел
УВОЛЬНЕНИЕ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА: ПРАВИЛЬНО ОФОРМЛЯЕМ ПЕРЕДАЧУ ДЕЛ
Руководитель юридического лица несет ответственность за организацию бухгалтерского учета. Смена главного бухгалтера в организации не должна повлиять на порядок ведения учета. В случае увольнения главного бухгалтера руководитель решает вопросы: кому передать дела и какие документы при этом необходимо оформить?
Организация ведения бухгалтерского учета
Закон РБ от 18.10.1994 № 3321-XII О бухгалтерском учете и отчетности (далее - Закон) предусматривает, что в зависимости от объема учетной работы руководитель вправе:
- создать бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером
- ввести в штат должность бухгалтера
- передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным предпринимателем
- вести учет лично в случаях, предусмотренных ст.6 Закона.
Прием и сдача дел производятся во всех случаях независимо от выбранного способа организации ведения бухучета.
Назначение главного бухгалтера
Если избран первый способ ведения бухучета, то передачу дел следует провести новому главному бухгалтеру после назначения его на должность.
На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее специальное образование, а в исключительных случаях - лицо, не имеющее высшего специального образования, при наличии у него специального образования и стажа работы по специальности бухгалтера не менее 5 лет.
Назначение на должность и освобождение от должности главного бухгалтера осуществляется руководителем организации в соответствии с ее учредительными документами. В своей работе главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации.
Обязанности главного бухгалтера
Руководство бухгалтерским учетом в организации осуществляет главный бухгалтер, при отсутствии в штате должности главного бухгалтера - бухгалтер, главный бухгалтер организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, или специалист-бухгалтер, являющийся индивидуальным предпринимателем (ст.7 Закона).
В компетенцию главного бухгалтера входят:
- постановка и ведение бухгалтерского учета в организации
- формирование учетной политики организации
- составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности
- обеспечение контроля за движением активов и выполнением обязательств.
В обязанности главного бухгалтера, конечно же, входит и обеспечение своевременной и достоверной информации по налоговой отчетности.
Учитывая важность и ответственность должностной функции главного бухгалтера, прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности оформляются соответствующими документами, основным из которых является акт передачи дел (ст.7 Закона).
Акт приема-передачи - основной документ, подтверждающий прием дел
Акт о приеме-передаче дел составляется при освобождении должности главного бухгалтера по причине увольнения главного бухгалтера, перевода его на другую работу и т.д. Основанием для составления такого акта являются распорядительные документы о причинах приема-передачи дел, например приказ. Акт о приеме-передаче дел составляется комиссией. Ее состав утверждается приказом руководителя, в котором оговаривается график работы комиссии.
Акт должен содержать перечень принятых дел, книг, журналов, документов и др. В нем также необходимо отметить установленные несоответствия, выявленные при приеме-передаче дел. Например, при передаче первичных документов указывается период, за который были оформлены документы, чековой книжки - номера неиспользованных чеков.
При большом количестве передаваемых дел к акту приема-передачи дел следует оформить отдельным приложением перечень передаваемых документов по акту.
Как правило, акт составляется в 3-х экземплярах, подписывается принимающей и передающей сторонами, председателем комиссии и передается на утверждение руководителю организации.
Если в ходе работы комиссии будут обнаружены ошибки, несоответствие порядка ведения бухгалтерского учета, руководитель организации вправе определить срок и ответственного за их устранение.
Примеры оформления документов
ООО Ремстрой
(наименование организации)
Акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера
Содержание статьи
Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.
Прием-передача дел бухгалтерами
Хорошо, если бухгалтер начинает вести учет с начала работы предприятия - в этом случае за все ошибки он отвечает сам. А как быть, если в этой должности перед тобой уже кто-то работал? Нужно ли отвечать за нарушения, допущенные предшественником? Как правильно оформить передачу и прием дел? Рассмотрим основные моменты и проблемы, с которыми сталкиваются старый и новый бухгалтеры при "смене караула".
Законодательная база - есть ли требования по оформлению?
Хотя законодательством и не предусмотрено обязательное оформление приема-передачи дел между бухгалтерами, это желательно сделать и надлежащим образом оформить. Причем такой документ в первую очередь нужен не бухгалтерии, а именно руководству и владельцам предприятия, ведь ответственность за организацию бухгалтерского учета в соответствии с Законом о бухучете несет владелец (владельцы) или уполномоченный орган (должностное лицо), руководящий предприятием .
В нашем законодательстве содержатся только некоторые намеки на последовательность действий по оформлению процесса передачи дел при смене главного бухгалтера на предприятии. Рассмотрим их, начиная с наиболее весомых.
1. При смене главных бухгалтеров, являвшихся материально ответственными лицами, следует провести инвентаризацию имущества, средств и финансовых обязательств . Это требование содержится в п. 3 Инструкции №69.
2. В Положении №59 определен собственно механизм оформления передачи дел. Заметим, что данное Положение действует только в моментах, не урегулированных законодательством Украины, при условии, что они не противоречат Конституции и законам Украины. Например, п. 7 Положения, в котором говорится о том, что главным бухгалтерам запрещается получать непосредственно по чекам и другим документам денежные средства и товарно-материальные ценности, не соответствует Закону о бухучете, в п. 7 ст. 8 которого перечислены функции и обязанности главного бухгалтера. Но все же рекомендации Положения можно использовать для практического оформления приема-передачи дел.
3. Согласно Закону о бухучете, ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет владелец (владельцы) или уполномоченный орган (должностное лицо), руководящий предприятием. Таким образом, смена главбухов не может повлиять на смену ответственного за организацию учета лица и не становится причиной обязательной проверки правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. Однако заметим, что хотя ответственность и лежит на директоре, главный бухгалтер, в силу своих полномочий и обязанностей, обеспечивает соблюдение правил учета и контроля за отражением деятельности предприятия. Именно поэтому директор является наиболее заинтересованным лицом в правильном оформлении приема-передачи дел при смене главного бухгалтера.
4. Почти аналогичная по содержанию норма имеется и в Положении №88, согласно которому ответственность за своевременное и качественное составление документов, за достоверность приведенных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы .
5. Инструкцией №80 предусмотрена обязанность предприятия уведомить налоговые органы о смене главного бухгалтера (бухгалтера).
Таким образом, оформление приема-передачи дел надлежащим образом проводится в интересах нового и старого главных бухгалтеров, а также руководства предприятия, потому что позволяет отразить, какие именно документы были переданы, и проследить, чтобы эти документы были в наличии и соответствующим образом оформлены.
Чем оформить передачу дел
Можно сделать вывод: при передаче дел оформляется акт приема-передачи (см. ниже образец 1). в котором за подписями предыдущего главного бухгалтера и его преемника (а при необходимости, например, в случае отказа от подписания или возникновения споров между сторонами - директора или независимого эксперта) отражается перечень переданных документов, состояние учета на предприятии или даже заключение о проведенной проверке. Причем в составлении акта и проведении независимого аудита и проверки в данном случае заинтересованы все:
а) бухгалтер, который увольняется, - чтобы исправить обнаруженные нарушения и не нести за них ответственность в дальнейшем
б) бухгалтер, который приступает к работе, - во избежание самостоятельной проверки результатов работы предшественника или даже восстановления учета и документов
в) директор предприятия - чтобы вовремя обнаружить и исправить нарушения, за которые согласно законодательству он несет ответственность.
Образец 1
Государственная налоговая администрация Украины изложила свою точку зрения по вопросу обязанности нового бухгалтера осуществить проверку бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и возможной ответственности за невыполнение этой обязанности в письме от 17.04.2002 г. №3125/5/26-2119 (см. ниже ).
Таким образом, оформлять акт приема-передачи необходимо в случаях, когда стороны хотят четко определить рамки и уровень ответственности должностных лиц предприятия (как увольняющихся и принимаемых на работу, так и работающих) относительно ошибок и недостатков в учете, в том числе и таких, за которые возможно привлечение к ответственности. По нашему мнению, составлять акт приема-передачи и проводить независимый аудит желательно при каждой смене главного бухгалтера на предприятии.
Что касается общего порядка действий и оформления операций увольнения, приема главбухов на предприятии и собственно подготовки и оформления приема-передачи дел, то алгоритм и последовательность таких действий приведены на схеме 1 .
Схема 1
Схема действий при смене главного бухгалтера на предприятии
* Данная процедура может проводиться в виде независимого аудита или самостоятельной проверки при участии старого и нового бухгалтеров. Кроме того, данные такой проверки также могут включаться в акт приема-передачи дел.
Как подготовить документы
Для правильного и полного оформления передачи дел нужно тщательно подготовить первичную документацию к передаче.
По нашему мнению, целесообразно сделать прошитые и пропечатанные реестры документов за конкретные периоды, с описью, нумерацией и определением общего количества. Затем на основании этих подшивок очень легко будет отразить в акте передачу именно первичных документов.
Что касается ведомостей, журналов и других обобщающих данных регистров . то для передачи они должны быть в письменном (или печатном) виде, заверены печатью и подписями составивших и проверивших их лиц. Наличие и количество таких регистров устанавливается учетной политикой и графиком документооборота на предприятии, а их отсутствие за конкретный период может свидетельствовать о допущенных ошибках или даже о неведении учета.
Отчетность, составленная и поданная предыдущим бухгалтером, также должна быть подготовлена к передаче. Ведь отсутствие такой отчетности может повлечь за собой штрафные санкции за ее неподачу. Целесообразно сгруппировать отчетность по видам или же периодам подачи в разрезе инстанций, в которые она подавалась.
Кроме того, как уже было сказано, при смене главных бухгалтеров желательно провести независимый аудит или же самостоятельно проверить состояние и результаты правильности учета и составления отчетности на предприятии. В аудиторском заключении или акте проверки целесообразно изложить общий уровень ведения учета, недостатки в организации бухгалтерии, необходимость исправления ошибок. При этом стоит сразу оговорить, кто должен заниматься таким исправлением. К сожалению, руководство предприятий не всегда осознает ответственность такого шага, как смена главного бухгалтера, поэтому и к дополнительным расходам на такие проверки относится отрицательно.
Как оформляется акт
Акт приема-передачи подписывает бухгалтер, передающий дела, и бухгалтер, принимающий их, после чего его утверждает руководитель предприятия. Если согласно приказу руководителя предприятия была создана приемо-передаточная комиссия, то акт подписывают также все члены такой комиссии. Один экземпляр акта приема-передачи остается в бухгалтерии, а другой - у бухгалтера, передающего дела. Заметим, что один из трех экземпляров остается у главного бухгалтера, который увольняется. Этот документ является основным "аргументом", фиксирующим состояние учета и наличие документов и регистров на предприятии на момент передачи дел, и именно поэтому целесообразно как можно точнее и тщательнее сделать опись имеющихся в наличии документов, отчетов и распечаток - ведь это может позволить в будущем избежать необоснованных требований и замечаний к уволившемуся бухгалтеру как со стороны руководства предприятия, так и со стороны работников контролирующих органов.
Вполне реальной может быть ситуация, когда первичные документы, подтверждающие осуществление операции, вообще отсутствуют. В таком случае желательно потребовать объяснения должностных лиц или других работников проверяемого предприятия и оформить их в форме приложений к акту проверки.
Как проверить правильность информации, отраженной в акте
Разумеется, и предшественник, и преемник хотят, чтобы информация, обобщенная в акте, соответствовала действительности, чтобы затем при проверке не произошло "неприятных неожиданностей" в виде отсутствия документов или же ошибок в учете и отчетности. Кроме привлечения посторонних специалистов и самопроверки, о которых мы уже упоминали в статье, есть еще два способа удостовериться, что состояние учета на предприятии отвечает определенному уровню.
Способ первый - постепенный прием
Для предварительной проверки правильности ведения учета, а в дальнейшем - правильности оформления передачи дел претенденту на пост главного бухгалтера можно посоветовать некоторое время (если это возможно, конечно) поработать на должности заместителя главного бухгалтера.
Работая на должности заместителя или помощника главного бухгалтера, кандидат на должность главного бухгалтера может по указанию руководителя принимать участие в проведении проверки, ревизии состояния бухгалтерского учета и отчетности, правильности отражения всех хозяйственных операций. Заключения такой ревизионной комиссии и факт приема-передачи дел могут быть зафиксированы в акте приема-передачи дел, при этом следует отметить то, что новый бухгалтер был членом ревизионной комиссии и лично участвовал в проведении проверки.
Способ второй - когда принимать не от кого
Другой вариант замены главного бухгалтера на предприятии - это тот, когда главный бухгалтер уволился с предприятия и некоторое время должность остается вакантной. В таком случае на время поиска новой кандидатуры на должность главного бухгалтера определенное лицо назначается исполняющим обязанности главного бухгалтера, при этом риск ухудшения состояния учета и отчетности на предприятии растет, потому что не всегда ответственное лицо (исполняющий обязанности главного бухгалтера) имеет необходимый профессиональный и практический опыт и знания. Новый главный бухгалтер после ознакомления с состоянием учета на предприятии должен будет подписать акт приема-передачи дел с исполняющим обязанности главного бухгалтера (или даже с директором).
В этом случае новому главному бухгалтеру следует еще внимательнее относиться к оформлению приема дел, а при возникновении подозрения относительно ненадлежащего состояния учета и составления отчетности на предприятии поставить перед директором вопрос о проведении независимого аудита или о проведении внутренней проверки на конкретных условиях (например, с дополнительной оплатой труда работникам, занятым проверкой). Приняв такие меры, главный бухгалтер, приступающий к делам, сможет максимально защитить себя от ошибок, допущенных его предшественником.
Письмо Государственной налоговой администрации Украины от 17.04.2002 г. №3125/5/26-2119 (извлечение)
. В ходе расследования уголовного дела было установлено, что главный бухгалтер Х в силу своего должностного положения обязана была проверить бухгалтерскую документацию, которая при вступлении ее в должность оставалась после главного бухгалтера Y, однако этого не сделала . В отношении Х уголовное дело по ст. 212, ч. 3 Уголовного кодекса Украины прекращено . в связи с тем, что в ее действиях отсутствует преднамеренное уклонение от уплаты налогов, однако просматривается состав преступления, предусмотренного ст. 367 Уголовного кодекса Украины (должностная халатность) .
Что отражается в акте приема-передачи
1. Последствия проведенной проверки (аудита).
2. Общий перечень надлежащим образом оформленных подшивок первичных документов (с указанием количества и периода).
3. Перечень надлежащим образом оформленных и заверенных регистров бухгалтерского и налогового учета, предусмотренных для ведения учетной политикой и графиком документооборота на предприятии.
4. Перечень бухгалтерской и налоговой отчетности за соответствующие периоды по видам.
Нормативная база
1. Закон о бухучете - Закон Украины от 16.07.99 г. №996-XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине".
2. Инструкция №69 - Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина от 11.08.94 г. №69.
3. Положение №88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. №88.
4. Инструкция №80 - Инструкция о порядке учета налогоплательщиков, утвержденная приказом ГНАУ от 19.02.98 г. №80.
5. Положение №59 - Положение о главных бухгалтерах, утвержденное постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 г. №59.
