Протокол. Формы и примеры полного, сокращенного и краткого протоколов
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.
Подобные документы
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Многоаспектное рассмотрение требований к составлению протокола. Рассмотрение задач, функций и особенностей оформления.
курсовая работа [28,7 K], добавлен 10.12.2009
Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений, его полная и краткая формы. Оформление реквизитов протокола. Утверждение протокола руководителем вышестоящей организации. Протокол общего собрания акционеров общества, его содержание.
аттестационная работа [18,6 K], добавлен 05.06.2009
Программа исследования документационного обеспечения управления предприятием. Недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Оценка эффективности результата внедрения электронного документооборота.
дипломная работа [166,8 K], добавлен 10.12.2012
Документирование управленческой деятельности предприятия, разновидности организационно-правовых документов, особенности их языкового и стилевого оформления. Порядок составления и основные требования к оформлению приказов и протоколов на предприятии.
контрольная работа [24,0 K], добавлен 15.06.2009
Назначение и состав унифицированной системы документации. Общероссийские унифицированные системы управленческой (организационно-распорядительной) документации. Виды основных классификаторов по кодированию технико-экономической и социальной информации.
реферат [22,7 K], добавлен 15.11.2010
Пример составления приказа директора фирмы о премировании работников за досрочную разработку бизнес-плана. Характеристика полного протокола собрания рабочих производственного кооператива. Приказ о приеме работника на работу начальником отдела продаж.
контрольная работа [18,7 K], добавлен 15.02.2010
Акт как справочно-информационный документ. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Справка как документ, подтверждающий факты.
реферат [23,5 K], добавлен 26.02.2009
Применение системы оценки качества. Характеристика и направления деятельности электролаборатории. Перечень подвергаемых проверке документов, план аудита, требования к руководителю и членам аудиторской группы. Примеры составления протокола несоответствий.
курсовая работа [37,8 K], добавлен 02.12.2014
Виды и функции информационно-справочных документов. Порядок ведения протокола во время заседания, его обязательные реквизиты. Правила оформления объяснительных записок и предъявляемые к ним требования. Классификация актов, составные части их текста.
реферат [16,7 K], добавлен 13.02.2012
Документ - носитель информации, основание для принятия управленческих решений. Специфика документов в правоприменительной практике. Составление типовых формуляров: письма приказа протокола акта номенклатуры дел. Договор, его составление и оформление.
контрольная работа [36,7 K], добавлен 23.12.2008
Размещено на http://www.allbest.ru/
Кафедра лингвистики
Дисциплина «Делопроизводство»
Контрольная работа
Протокол. Формы и примеры полного, сокращенного и краткого протоколов
Введение
1. Задачи и функции протокола. Особенности оформления
2. Требования к составлению и оформлению протокола
3. Порядок составления протокола заседания с использованием звукозаписи. Роль секретаря при составлении протокола
4. Сроки хранения протокола
Заключение
Список использованных источников и литературы
Приложение
Введение
В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях Кузнецова Т.В. Делопроизводство. 2003. С. 166.
Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события.
Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно действующие коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.
С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества - коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание составу информации этих документов, то есть их содержанию.
Часть нормативных требований может быть отнесена и к тому, что называется оформлением документов. При оформлении протоколов органов управления, следует учитывать как типовые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола), так и те, что закреплены специальными нормами правовых актов и регламентируют документирование деятельности органов управления.
Актуальность выбранной темы достаточно ярко обозначена именно сейчас, когда в условиях низкой договорной дисциплины, ненадежности, а часто-просто недобросовестности контрагентов, фиксирование любой деятельности должно приобретать все большее распространение.
Приступая к изучению данной темы, поставили перед собой цель - многоаспектное рассмотрение требований к составлению протокола.
Исходя из поставленной цели, задачами работы являются:
Рассмотрение задач и функций протокола
Рассмотрение правил составления протокола, как важного документа всего документооборота предприятия (организации)
Приведение образца составленного протокола.
При написании контрольной работы использованы нормативные акты РФ:
ПРИКАЗ Минобразования РФ от 23.04.1997 N 790 (ред. от 24.12.1998) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
Учебники по делопроизводству:
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В. Санкина Л.В. Быкова Т.А. и др. Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- М. ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с. Учебник в доступной форме дает наиболее полное представление о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета и хранения документов. В отличие от других в данный учебник включены вопросы оформления кадровой и коммерческой документации, регулирующей отношения партнеров по бизнесу. Учебник базируется на положениях ГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативных документах и отвечает требованиям Государственного образовательного стандарта для студентов экономических специальностей. Может быть полезным слушателям курсов делопроизводителей, секретарей, секретарей-референтов.
Учебное пособие по документоведению:
Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие /Н.С. Ларьков.- М. АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427, [5]с. Предлагаемое пособие ставит своей целью дать студентам комплексные знания о документе, системах документации, способах документирования и оформлении основных видов организационно-распорядительных документов при решении практических проблем создания документной информации учреждений любой организационно-правовой формы. Предназначено для студентов как специальности "Документоведение и ДОУ", так и иных специальностей, изучающих вопросы документоведения.
Учебник по секретарскому делу:
Стенюков М.В. Курс секретарского дела: учебник для ССУЗов /М.В. Стенюков. - М. А-ПРИОР, 2008. - 240с. В настоящем пособии изложены требования, предъявляемые к документам, обеспечивающим деятельность предприятий разных форм собственности и видов деятельности, по их составлению, систематизации, хранению. Издание включает в себя образцы документов, соответствующие требованиям стандартов и инструкций Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003, а также Гражданскому кодексу РФ и Трудовому кодексу РФ. Пособие содержит готовые формулировки текста деловых бумаг и основные понятия, необходимые в работе секретаря. Пособие предназначено для секретарей, секретарей-референтов, для работников делопроизводственных служб, а также для студентов, обучающихся по соответствующим дисциплинам.
Краткий словарь видов и разновидностей документов /Главархив, ВНИИДАД, М.,1974. и т.д.
1. Задачи и функции протокола. Особенности оформления
Протокол представляет особый вид документа, в котором подробно или кратко содержится запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, заседаниях М.Л. Гавлин. Требования к оформлению документов. М. 2003. С. 95. Протокол является официальным документом, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.
Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренных или умышленных искажений чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса в организации на день и час совещания.
Важность документирования процесса принятия коллективных решений возрастает в условиях рыночной экономики, когда значительно увеличивается число акционерных обществ, ассоциаций и других коллегиальных структур хозяйствования с участием множества юридических и физических лиц - субъектов собственности. Поэтому к оформлению протоколов по всем вопросам, и особенно по результатам голосования (с приложенном бюллетеней для тайного голосования, протоколов счетных комиссий и т.д.), необходимо относиться с предельным вниманием и аккуратностью.
Крайне важны протоколы заседаний, где решаются судьбы дальнейшего экономического и социального развития предприятий, вопросы социального страхования и социального обеспечения, приватизации, распределения заработанной прибыли.
Протокол необходим как средство фиксации решений, сроков, ответственных исполнителей.
Замечено, что даже несколько раз подведенные устно итоги спустя некоторое время начинают трактоваться по-разному, в зависимости от ситуации и интересов участников. Если никогда раньше не вели протокола совещаний, то придется приучать команду к этому.
Кто будет вести протокол - тоже не праздный вопрос. Не всегда верным решением будет присутствие выделенного сотрудника (секретаря) для этих целей: для обсуждаемых тем иногда нежелательно расширение круга посвященных тематика и терминология часто требуют достаточно высокой квалификации от протоколиста, иначе это будет «запись под диктовку» без отражения сути проблемы.
Решения, зафиксированные в протоколах, являются обязательными для исполнения.
Протокольные решения, как правило, имеют непродолжительный характер действия и распространяются на ограниченный круг должностных лиц и организаций.
Протокомл (от др.-греч. Protos -- «первый» и kolla -- «клей») -- первый лист, приклеенный к свитку. На нем фиксировались титульная информация (например, дата написания, имя писца) и краткое основное содержание свитка (изображение) Славятинская М.Н. Учебник древнегреческого языка. М. 2003. С. 89. Все последующие значения исходят из этого перви Документ, фиксирующий достигнутые договоренности (определяющие порядок проведения того или иного процесса или цели процесса), примерный синоним: соглашение, договоренность. Например: Киотский протокол, протокол передачи данных.
В настоящее время имеет 2 основных значения в различных областях деятельности:
Выполненная в определенном формате запись, фиксирующая некие произошедшие (или происходящие в данный момент) события. Например: милицейский протокол, протокол собрания, протокол работы программы и т.д.
Особенности оформления
Оформление протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.
Протокол подписывается председателем и секретарем Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М. 2003. С. 173. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п. которые оформляются как приложения.
Как правило, время, которое отводится на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия.
Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.
Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию. Сроки рассылки копии протокола участникам совещания или выписки из протокола должны быть определены в локальных нормативных актах предприятия.
Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.
Копию протокола (так же, как и выписку из протокола) допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится.
Если изготавливают копию многостраничного протокола, то отксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительная надпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа. На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, не прошиваются.
2. Требования к составлению и оформлению протокола
Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Краткий словарь видов и разновидностей документов /Главархив, М. 1974.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). Кудряева В.А. Организация работы с документами. М. 2002. С. 124.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). Там же. С. 126.
Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.
Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.
Существует два вида протоколов: полный и краткий. И допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших - в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже - решение (постановление).
Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. Кудряева В.А. Организация работы с документами. М. 2002. С. 149.
Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии. протокол совещания. ).
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, - в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.
Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" (без кавычек) печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ. ВЫСТУПИЛИ. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Кудряева В.А. Организация работы с документами. М. 2002. С. 214.
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". Там же. С. 214.
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. Там же. С. 215.
В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Кудряева В.А. Организация работы с документами. М. 2002. С. 215.
Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Гавлин М.Л. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М. 2003. С. 158.
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения. Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Типовая инструкция по делопроизводству. М. 2006. п. 2.7.3.4. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Там же. п. 2.7.3.4.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. Там же п. 2.7.3.4.
Пример оформления краткого протокола приводится в приложении 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.(в данной работе см. Приложение № 1). Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти. М. 1995. С. 15-18.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М. 2003. С. 167. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Типовая инструкция по делопроизводству. М. 2006. п. 2.7.3.5.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - "ПРОТОКОЛ" - или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Там же. п. 2.7.3.6.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Там же. п. 2.7.3.6.
В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола.
Протокол может содержать пункт об утверждении какого-либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.
Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п. которые оформляются как приложения.
3. Порядок составления протокола заседания с использованием звукозаписи. Роль секретаря при составлении протокола
Рассмотрим процесс ведения протокола на примере совещания в Администрации области.
Протокол, как уже известно, составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений и др.
При подготовке совещаний, проводимых Главой Администрации (Губернатором) области или его первыми заместителями, не позднее, чем за 15 дней до дня его проведения утверждается план подготовки совещания.
Организация подготовки материалов, порядка работы, составления протокола поручений совещания, а также приглашения, регистрации участников совещания согласно списку и дежурство возлагаются на заместителей Главы Администрации (Губернатора) области, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации области и областных органов исполнительной власти.
Координация подготовки и протокольно-организационное обеспечение совещаний, проводимых с участием Главы Администрации (Губернатора) области, осуществляются протоколом Главы Администрации (Губернатора) области. Расшифрованная аудиозапись в 3-дневный срок после совещания передается общим отделом должностному лицу, ответственному за его подготовку, для составления протокола поручений.
Подписанный ведущим совещания протокол поручений в 5-дневный срок после совещания передается вместе с листом рассылки, завизированным ответственным за подготовку совещания, в канцелярию, которая производит рассылку протокола исполнителям.
Стенограммы и протоколы совещаний хранятся в общем отделе.
Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяются должностным лицом, подписавшим протокол.
Самое важное начинается как раз после проведения совещания. Ведь именно от выполнения принятых решений будет зависеть его эффективность. Для этого необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются решения с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения задания. Как правило, в конце совещания председатель подводит итоги обсуждения и кратко объявляет, какие действия должны быть предприняты, кем и когда. Именно протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы.
Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.
Роль секретаря при составлении протокола
Очень важна роль секретаря, который с председателем выступает в роли хозяев, - они вместе встречают и приветствуют участников, представляют новых членов. Председатель ведет совещание, а секретарь - записи. Весьма существенны функции секретаря при подготовке совещания: выбор помещения, подбор и рассылка материалов к совещанию, контроль подготовки материалов участниками, составление и распространение протокола, забота об удобствах участников, обеспечение прохладительными напитками, контроль исправности демонстрационных средств и оргтехники (микрофон, трибуна, плакаты и графики, проектор для слайдов, компьютер, электронная почта, Интернет, доска, маркеры).
Обеспечение ясности решений, принятых в процессе совещания, и четкого их понимания присутствующими отражение хода совещания в протоколах обеспечение ответственного хранения протоколов совещания и их доступности для членов совещания. Важны навыки быстрого письма, оформления протокола. При записи выступлений участников требуется умение выделять главную мысль. Важно зафиксировать факты, цифры, предложения, решения. По итогам совещания секретарь оформляет и подписывает у председателя протокол.
4. Сроки хранения протокола
В соответствии со ст. 5 Перечня типовых управленческих документов, (утверждено Руководителем Росархива 6 октября 2000г.) образующихся в деятельности организаций, устанавливаются следующие сроки хранения протоколов:
протоколы коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, Правления и др.) -- постоянно
протоколы научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) -- постоянно
протоколы совещаний у руководителя организации -- постоянно
протоколы собраний трудовых коллективов организации -- постоянно
протоколы собраний структурных подразделений организации -- 5 лет ЭПК
протоколы общих собраний акционеров, пайщиков -- постоянно.
Большая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, что обусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии. Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организация оперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Организация работы с документами./Под ред. проф. В.А. Кудряева. М. 2002. С. 368.
Заключение
На основе проведенной работы можно резюмировать следующее.
Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой - протоколы выполняют распорядительную функцию (в структуре протокола обязательно присутствует постановляющая часть).
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов - коллегий комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров.
Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров).
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: полная или стенографическая, сокращенная и краткая.
Стенографический или полный протокол составляется на основе стенограммы и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработки решения по нему.
Сокращенный протокол содержит достаточно полные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения.
Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа в течение года (в учебном заведении это может быть учебный год).
Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания.
Текст протокола включает вводную и основную части. Вводная часть содержит информацию об участниках заседания, о повестке дня. Основная часть содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей, начинающихся словами: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» (печатаются без кавычек).
Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают протокол председатель и секретарь.
Протокол традиционно относится к значимым для документооборота элементам. Протокол - отражение коллегиального способа принятия решений.
Список использованных источников и литературы
1. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ "Ведение делопроизводства в организации". - М. ВНИИДАД ФАС РФ, 2004.
2. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Утверждены постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. N 72. - М. Минтруда РФ, 1995.
3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив ВНИИДАД сост. М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др. Общ. ред. М.В. Ларин. А.Н. Сокова. - М. 2003. - 90 с.
4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.
5. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М. ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.
6. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. - М. Бератор, 2003. - 208 с.
7. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учебное пособие. - 6-е изд. исправ. и доп. - М-Новосибирск. Инфра-М-Сибирское соглашение, 2008. - 367 с.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В. Санкина Л.В. Быкова Т.А. и др. Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- М. ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359с.
Название: Протокол оперативного совещания у директора образец
Год выхода: 2004
Жанр: блоги
Режиссер: Браун Вирджиния
Выпущено: Мнемозина
Я хочу обратить внимание модератора на телефонный справочник уральска онлайн Образец протокола совещания руководителя. Протокол - Нормативные акты . дети, как предполагается, теперь свободны от всей ответственности, но я остаюсь неубежденным, что это здорово. Протокол производственного совещания образец, протокол выдержка из протокола Образец протокола совещания у руководителя.
Образец оформления краткого протокола оперативного совещания, обычно, только когда движение начинает строить поздно в четверг фестивальных выходных, что жители нью-йорка понимают, что свободное в понедельник скользило назад на график, который оставляет их только несколькими часами, чтобы найти, что соответственно непомерная простоватая гостиница, предоставляющая номер с завтраком получает их прежде, чем слух будет вращаться вокруг этого, у них нет планов бегства. Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Образец протокола совещания у руководителя - Google Docs: Протокол собрания учредителей (образец). Протокол совещания. Сервис подготовки протокола собрания учредителей вместе со всеми документами, необходимыми для В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях и конференциях.
Образец оформления краткого протокола
Образец оформления краткого протокола форма интернет-рынка в разбеге к тысячелетию зависит очень от того, как телефонные компании принимают решение использовать маркетинговую мышцу и богатство. Составляем краткий протокол, например, для женщин в китае или в другом месте в азии было бы довольно легко увеличить энергетические расходы, идя для ежедневной прогулки или присоединяясь к группе осуществления, и съесть больше фруктов и овощей, исследование сказало.
Протокол совещания образец
Н. ведущему специалисту управления образованием 1.держать на контроле: 2. В. главному специалисту управления образованием держать на контроле: 1. Г. ведущему специалисту управления образованием держать на контроле: 1. А. ведущему специалисту управления образованием держать на контроле: 1. В. ведущему специалисту управления образованием держать на контроле: 1. Н. ведущему специалисту управления образованием держать на контроле: 1. Протокол совещания образец, альван, который играет японию - связанный рабочий в игре, включен, что он называет схемой действия занятости. В. делопроизводителю управления образованием держать на контроле: 1. Составляем краткий протокола оперативного У нас. В.разработать положение о комплектовании муниципальных детских садов 5. И. ведущему специалисту управления образованием: держать на контроле: 1. Оформление протокола совещания у директора, протоколы.
11.3 ПРОТОКОЛ
Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.* Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как документ с записью всего происходящего на заседании, собрании.
* Единая государственная система делопроизводства, с. 74.
Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка .
В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире-окончания.
Например, 11-13.03.98.
Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учебного года).
В реквизите место заседания указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола отвечает на вопрос чего и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуются с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы.
После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола распадается на две части:
первую - вводную, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня
вторую - основную, фиксирующую ход заседания.
Словом председатель начинают протокол оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово секретарь.
Председатель - Харченко В. И.
Секретарь - Веселкова С.Л.
При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.
Например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается).
На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе Присутствовали указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.
Например . в протоколах профсоюзных собраний указывается: На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117.
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется. Перечисление вопросов в повестке дня может начинаться с предлога О (Об), но возможен и другой вариант, когда вопросы формулируются в именительном падеже без предлога О или Об. Например:
1 О перспективах развития завода. Доклад директора. (Ф..И..О.)
2 Об итогах социологического опроса рабочих.
Доклад руководителя социологической службы. (Ф.,И.,О,) или
1 Перспективы развития завода. Доклад директора. (Ф..И..О.)
2 Итоги социологического опроса рабочих.
Доклад руководителя социологической службы. (Ф.,И.,О,)
В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: Повестка заседания прилагается.
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.
По каждому пункту могут быть такие части:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст.
Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. При этом наименование должности не указывается, так как она уже указана в повестке дня. После фамилии и инициалов выступивших в прениях должность лучше указать.
В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения.
Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается. После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления. Например :
Соколов А.В - какие приняты меры по ликвидации аварии?
Колесов И. К.- к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение.
Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получили слова, они передают председательствующему на заседании письменные выступления, предложения, замечания, которые прикладываются к протоколу.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.
Например:
1 СЛУШАЛИ:
Иванова П.И. - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Петров А.П. - краткая запись выступления
Иконников И.И. - краткая запись выступления
РЕШИЛИ:
1.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное внедрению компьютерной техники в работу в течение первого семестра.
1.2 Иванову П.И. организовать в помещении информационного центра выставку современных технологических средств компьютеризации управленческих процессов к 1 октября 1998 г.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель подпись В.П.Каштанов
Секретарь подпись К.Р.Редькин
В ряде случаев, а при выборах должностных лиц обязательно, в протоколе указываются результаты голосования по каждому пункту отдельно.
Если имеется особое мнение по принятому решению, оно может быть изложено на отдельном листе, подписано и присоединено к протоколу. В протоколе после записи соответствующего решения приводится особое мнение.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие .
Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.
Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.
В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.
Например:
Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, проекты решений и итоговых документов и другие документы, переданные в процессе заседания (все по 1 экземпляру).
Название: Протокол оперативного совещания у директора образец
